آموزش ویدیویی آموزش حسابداری راهکاران (دفتر کل)

آموزش نرم افزار همکاران سیستم به شما حسابداران کمک می کند تا مهارت بیشتری درانجام وظایف پیدا کنید و سرعت انجام کار ها و گزارش گیری از نرم افزار دفتر کل راهکاران ابری را ارتقا دهید. داشتن دانش و مهارت های مناسب برای استفاده از این بسته های نرم افزاری محبوب بین کاربران ایرانی، باعث صرفه جویی در وقت و استرس در حرفه حسابداری شما می شود.

مقدمه آموزش دفتر کل راهکاران همکاران سیستم

با توسعه تکنولوژی و رشد روز افزون فعالیت های اقتصادی، سازمان ها از یک سو نیاز به نرم افزاری دارند که اطلاعات مالی را به شکل سریع و کارآمد ثبت و طبقه بندی کند و آنها را در مدیریت بهینه منابع سازمان کمک کند و اطلاعات سیستم های مختلف دیگر سازمان مانند دریافت و پرداخت، دارایی ثابت، انبار و فروش را به صورت منسجم و یکپارچه جمع آوری کند.

از سوی دیگر الزامات قانونی سازمان ها را موظف کرده تا گزارشات مختلف اعم از گزارشات دفاتر روزنامه و کل، اظهارنامه مالیاتی و گزارش خرید و فروش فصلی را در غالب مشخص به مراجع ذیربط ارسال کنند.

در این سرفصل به آموزش کامل دفتر کل راهکاران سیستم در پنج سرفصل پرداخته شده است:

1-تعریف ساختار حساب 
2- ثبت سند حسابداری
3- عملیات پایان سال  
4- گزارشات 
5- اظهار نامه مالیاتی و گزارش خرید و فروش فصلی

بخش اول از فصل اول آموزش دفتر کل راهکاران

تنظیمات اولیه در دفتر کل راهکاران

در ابتدا تنظیمات اولیه که برای کار با سیستم نیاز است انجام شود، توضیح داده می شود:

ابتدا با نام کاربری ارشد یا Admin وارد سیستم شده تا بتوان تنظیمات لازم را درسیستم انجام داد، در مرحله اول ارز عملیاتی را در تنظیمات سیستم تنظیم کرده و بر روی ریال قرار می دهیم.

برای اینکار از مسیر زیر ارز عملیاتی را انتخاب می کنیم.

مسیر حرکت :  تنظیمات > مدیریت مالی > عمومی

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

تنطیم ساختار حساب ها در دفتر کل راهکاران

سپس در همین مسیر در قسمت ساختار حساب طول کد ساختار حساب و تفصیلی ها را بسته به نیاز مجموعه تنظیم می کنیم.

اگر بخواهیم در کدینگ از کاراکتر نیز استفاده کنیم، گزینه امکان استفاده از کاراکتر در کد حساب وجود دارد را تیک میزنیم.

مسیر حرکت :  تنظیمات > مدیریت مالی- تعریف ساختار حساب

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

با این کار تنظیمات اولیه تقریبا تمام شد.

حال برای تعریف اطلاعات پایه سیستم وارد قسمت مالی > دفتر کل –  اطلاعات پایه می شویم :مطالب مرتبط :  نرم ‌افزار حسابداری چیست ؟

تعریف دوره مالی در دفتر کل راهکاران

سازمان ها طول عمر فعالیت های خود را به دوره های مشخصی تقسیم می کنند، این دوره ها میتواند سه ماه، شش ماه یا یکساله باشد. عموما در ایران این دوره ها یکساله می باشد.

برای اینکار در فرم دوره مالی (مالی > دفتر کل > اطلاعات پایه > معرفی دوره مالی)، فیلد عنوان را با عنوان مورد نظر مثلا سال 1400 پر کرده و بعد از بالای فرم یا با کلید میان بر ctrl+s ذخیره میکنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

حال باید این دوره مالی را به دفتر کل اصلی که به صورت پیش فرض در سیستم تعریف شده اختصاص داد، برای این کار از فهرست اطلاعات پایه، دفتر کل را انتخاب نموده و دفتر کل اصلی را انتخاب می کنیم  و دوره مالی که تعریف کردیم را با استفاده از دکمه سبز مثبت پائین فرم  به  دفتر کل اختصاص داده  و تاریخ شروع و پایان دوره را برای سال مالی مورد تظر تعیین میکنیم. و بعد فرم را ذخیره میکنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

حال در منوی افقی در قسمت دوره مالی، میتوان دوره مالی مورد نظر را انتخاب کنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

یکی از بخش های دیگری که درسیستم، نیاز است تعریف کنیم تعریف نوع سند می باشد، به صورت پیش فرض سندهایی که در سیستم دفتر کل به صورت روزانه ثبت می شود نوع عمومی دارند و سند هایی که از سایر زیر سیستم ها صادر می شود نوع سند آنها نام همان زیر سیستم را دارند مثلا سندی که از زیر سیستم دریافت و پرداخت صادر می شود عنوان دریافت پرداخت دارد.

حال اگر بخواهیم جهت طبقه بندی اسناد نوع سندی داشته باشیم در این قسمت نوع سند را تعرف نموده و در هنگام ثبت سند حسابداری از آن استفاده کنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

بخش دوم از فصل اول آموزش دفتر کل راهکاران

آموزش ساختار حساب ها در دفتر کل راهکاران

در بخش قبل در مورد تنظیمات اولیه صحبت شد، حال نیاز است که ساختار حساب ها را ایجاد کنیم برای اینکار باید از منوی عمودی، قسمت مالی > دفتر کل > حساب ها > تعریف ساختار حساب را انتخاب میکنیم، به صورت پیش فرض هیچ گونه ساختار حسابی در سیستم وجود ندارد، برای ایجاد ساختار حساب یا باید به صورت دستی و یا با اکسل ساختارحساب را وارد سیستم نمود.

برای تعریف دستی حساب ها روی هر سرشاخه که کلیک راست نماییم و گزینه جدید انتخاب کرده تا ریز شاخه آن را تعریف نمود ،تعریف ساختار حساب از گروه حساب آغاز شده و سپس حساب کل و در نهایت حساب معین را تعریف میکنیم. برای مثال دارایی جاری به عنوان گروه حساب و موجودی نقد و بانک به عنوان حساب کل و موجودی بانک ریالی به عنوان معین تعریف میگردد. و هر حساب کد ابتدایی خود را از سرشاخه بالایی خود میگیرد.

و قسمت سمت چپ فرم، اطلاعات خواسته شده را وارد کرده( وارد کردن اطلاعات فیلد های ستاره دار اجباری بوده) و بعد فرم را ذخیره میکنیم. در قسمت جستجو در بالای درختواره  میتوان هم جستجو بر مبنای کد حساب ها و هم عنوان حساب ها انجام داد.

نحوه تعریف گروه حساب در دفتر کل راهکاران

در ابتدا جهت تعریف گروه حساب روی ساختار حساب کلیک راست کرده تا گروه حساب جدید ایجاد شود و بعد در فرم باز شده کد گروه و عنوان را وارد کرده و نوع و ماهیت را انتخاب نموده و سپس بعد ذخیره می کنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

 

نحوه تعریف حساب کل در دفتر کل راهکاران

جهت تعریف حساب کل روی گروه حساب مربوطه کلیک راست نموده و سپس حساب کل جدید را انتخاب کرده و در فرم زیر

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

اطلاعات را مانند گروه حساب که در بالا گفته شد، وارد میکنیم. در حساب کل دو رقم اول کد خود را از گروه حساب میگیرد .

باتعریف حساب کل امکان تعریف حساب معین فراهم می شود. حساب معین سطح عملیاتی ساختار حساب هاست و اسناد حسابداری با انتخاب معین ها امکان پذیر می باشد.

نحوه تعریف حساب معین در دفتر کل راهکاران

جهت تعریف حساب معین روی حساب کل مربوطه کلیک راست کرده و حساب معین جدید میسازیم، در تعریف حساب معین باید توجه داشت که 4 رقم اول خود را 2 رقم از حساب گروه و 2 رقم از حساب کل مربوط به شاخه خود میگیرند. در تعریف حساب معین علاوه بر کد، عنوان، نوع، ماهیت باید ویژگی های حساب معین نیز تعیین شود ویژگی های حساب معین عبارتند از: ((ویژگی پیگیری))، ((ویژگی تعدادی))، ((ویژگی ارزی)). در صورت داشتن ویژگی ارزی می بایست تسعیرپذیر بودن یا نبودن حساب نیز مشخص شود.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

در پایین فرم چهار زبانه وجود داردکه اولین زبانه برای انتخاب سطح تفصیل و ارتباط آن با نوع تفصیل می باشد.

برای مثال معین موجودی بانک های ریالی را در سطح 4 به نوع تفصیل حساب بانکی ارتباط داده تا بتوان در سند حسابداری حساب بانکی مورد نظر را نیز انتخاب نمود.

زبانه دوم مربوط به انتخاب اطلاعات حساب طرف مقابل است. حساب طرف مقابل در شرایطی کاربرد دارد که حساب معین مورد نظر دچار وضعیت خلاف ماهیت شده است. به عنوان مثال ماهیت یک حساب معین، بدهکار تعریف شده است، ولی در پایان دوره مالی مانده بستانکار دارد.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

و آخرین زبانه مربوط به شرح های پیش فرض است.که برای تسریع صدور سند حسابداری شرح هایی را به عنوان پیش فرض برای حساب های معین در اسناد حسابداری در نظر می گیرند که می توان این شرح ها را در این بخش تعریف کرد.مطالب مرتبط :  با این نرم افزار ها می توانید رقبا را پشت سر بگذارید

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

 

بخش سوم از فصل اول آموزش دفتر کل راهکاران

 چگونگی معرفی نوع تفصیل در دفتر کل راهکاران

جهت ثبت اسناد ممکن است تفصیلی های مختلفی استفاده شود مانند مرکز هزینه، شخص، شرکت، پروژه…… یکسری از این نوع تفصیلی ها در سیستم به صورت پیش فرض وجود دارد. نوع تفصیل سبب می شود حساب های تفصیلی را طبقه بندی کرد.

برای تعریف نوع تفصیل یک عنوان به آن داده و سپس ذخیره میکنیم. همچنین می توان اولین کد پیش فرض را به سیستم داده تا هنگام تعریف حساب تفصیل از جنس این نوع تفصیل سیستم به صورت اتوماتیک به ترتیب به آنها کد بدهد.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

 

نحوه معرفی حساب تفصیلی در دفتر کل راهکاران

حساب تفصیلی، سطح شناور سیستم می باشد. برای تعریف حساب تفصیلی ابتدا نوع تفصیلی را انتخاب کرده و بعد به آن عنوان میدهیم، اگر اولین کد پیش فرض در نوع تفصیل انتخابی داده شده باشد در این فرم کد به صورت اتوماتیک وارد می شود، ولی اگر این کد در نوع تفصیل تنظیم نشده باشد باید به صورت دستی کد وارد شود.اگر این حساب تفصیل با ارز خاصی گردش پیدا می کند، میتوان در فیلد ارز پیش فرض انتخاب شود. همچنین اگر بخواهیم دیگر از این حساب تفصیل استفاده نکنیم باید تیک گزینه فعال را برداریم. تا دیگر این حساب تفصیل را در سیستم نبینیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید

 

نحوه ایجاد گروهبندی حساب تفصیل در دفتر کل راهکاران

گروهبندی حساب تفصیل در قسمت دفتر کل- مالی > حساب ها > گروهبندی حساب تفصیل قرار دارد، در فرم مربوطه روی کلید مثبت بالای فرم کلیک کرده تا یک گروه بندی جدید ایجاد شود، یک کد و یک عنوان وارد کرده و سپس در بالای فرم تخصیص  روی تخصیص حساب به گروه کلیک کروه تا کل ساختار حساب باز شود، سپس معین های مورد نظر را انتخاب کرده و بعد از روی تفصیل های اختصاص داده شده به معین مورد نظر نوع تفصیل های مد نظر را انتخاب کرده و سپس روی جستجو کلیک کرده و  حساب های تفصیل مربوطه را می آورد و سپس حساب های تفصیل مد نظر را انتخاب میکنیم.

این کار فقط کارکرد گزارش گیری داشته و در مرور حساب ها میتوان از آن گزارش گرفت.

در بخش آموزش نرم افزار همکاران سیستم با فصل دوم آموزش دفتر کل راهکاران در مواردی از قبیل نحوه صدور سند، چگونگی ثبت سند با ویژگی تعدادی و پیگیری،  نحوه صدورسند ارزی، چگونگی بررسی و جابه جایی اسناد،و شماره گذاری و قطعی کردن آنها و همچنین تعریف الگو و صدور سند تسعیر ارز در خدمت شما حسابداران و مدیران مالی  عزیز آموزش خواهیم بود، امیدواریم که این مطلب برای شما دوستان مفید واقع شود .

بخش اول از فصل دوم آموزش دفتر کل راهکاران

نحوه صدور سند در دفتر کل راهکاران

در فصل قبل اطلاعات پایه به صورت کامل تعریف شد. و در این فصل می خواهیم از آن اطلاعات به صورت کامل استفاده کرده و اسناد را ثبت کنیم. برای این منظور در مسیر مالی – اسناد – صدور سند کلیک می کنیم. ابتدا باید حتما در منوی افقی بالای سیستم  دوره مالی که میخواهیم سند صادر کنیم را مشخص کنیم، در فرم سند حسابداری، در هدر فرم، تاریخ را وارد کرده و سپس نوع سند را مشخص میکنیم، به صورت پیش فرض نوع سند روی عمومی می باشد.

برای اضافه کردن قلم سند، کلید مثبت پایین فرم را زده تا یک ردیف ایجاد شود و بعد کد معین را انتخاب کرده در تب انتخاب معین می توان هم با کد و هم با نام جستجو انجام داد، سپس اگر معین انتخابی در ساختار حساب به سطح 4 ارتباط داشت باید در سطح 4 حساب تفصیل مورد نظر را وارد کرد. و اگر حساب تفصیلی را در فیلد سطح 4 نبود با کلیک روی مثبت پایین، به فرم تعریف حساب تفصیل هدایت می شویم و حساب تفصیل مورد نظر را تعریف می کنیم.

سپس شرح مورد نظر را تایپ کرده و مبلغ را در ستون بدهکار یا بستانکار تایپ کرده، سپس دو باره با کلیک بر روی مثبت پایین صفحه یک ردیف دیگر ایجاد کرده و همین مراحل را دوباره انجام میدهیم. سند را زمانی میتوان ذخیره کرد که بدهکار و بستانکار با هم تراز باشد و اطلاعات گفته شده نیز تکمیل باشد. با ذخیره سند به طور اتوماتیک سیستم  یک شماره سند به سند می دهد که این شماره برا اساس توالی ثبت سند داده می شود. سند در ابتدا با وضعیت موقت ذخیره می شود. اگر سند تراز نباشد و یا سند کامل نباشد میتوان آن را با وضعیت یادداشت ذخیره کرد، که هیچ گونه اثر مالی در سیستم نداشته فقط به عنوان یک یادداشت در سیستم ذخیره می شود.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

حال اجزای سند را توضیح میدهیم:

شماره سند: یک کارکتر عددی است که بلافاصله  در ابتدای هر دوره مالی از یک شروع شده و بر اساس توالی ثبت خودش اتوماتیک ذخیره می شود.

شماره عطف: شماره ای است که تحت هیچ شرایطی تغییر نکرده و همیشه ثابت است و می توان از آن برای ارجاع و مستند کردن اسناد استفاده کرد. در تنظیمات قسمت مدیریت مالی- سند حسابداری – باید شروع شماره عطف را مشخص کرد.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

شماره روزانه: یک کارکتر عددی است که ب ازای هر روز از یک شروع می شود و به صورت اتوماتیک بعد از ثبت سند ذخیره می شود.

تاریخ سند: به صورت پیش فرض تاریخ سند با تاریخ روز ثبت سند پر می شود ولی کاربر می تواند آن را  تغییر دهد.

نوع سند: پیش فرض به برایر ((سند عمومی )) است. در صورتی که نوع سند عمومی نباشد، از فهرست انواع سند تعریف شده  نوع سند را انتخاب می کنیم.

صادر کننده: هرکاربری که وارد سیستم می شود نام آن در قسمت صادر کننده نشان می دهد.

کلید های پایین فیلد اقلام به شرح زیر است:

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

سند که ذخیره شد میتوان آن را در فهرست اسناد دید و از آنجا فراخوانی کرد.

بخش دوم از فصل دوم آموزش دفتر کل راهکاران

نحوه ثبت سند با ویژگی تعدادی و پیگیری در دفتر کل راهکاران

در قسمت قبل با ثبت سند آشنا شدیم حال میخواهیم با ثبت سند با ویژگی پیگیری و تعدادی آشنا شویم.

در ابتدا باید در تنظیمات ویژگی تعدادی و پیگیری را فعال کرد.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

فرض کنید یک شرکت سهام شرکت دیگری را خریده است حال شرکت میخواهد علاوه بر  اطلاعات مبلغی، تعداد سهام خریداری شده را نیز در سیستم نگهداری کند. بدین منظور ما حساب سرمایه گذاری را بدهکار و حساب بانک را بستانکار میکنیم.

در ابتدا در ساختار حساب، برای  معین حساب سرمایه گذاری، ویژگی تعدادی را تیک میزنیم و ذخیره میکنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

حال وارد فرم صدور سند حسابداری شده و در سند حسابداری هنگامی که معین سرمایه گذاری که ویژگی تعدادی را برای آن فعال کردیم انتخاب می کنیم  ، ویژگی تعدادی برای آن فعال شده و تعداد سهام خریداری شده را در قسمت تعداد وارد میکنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

حال اگر مقداری از این سهام فروخته شود این معین بستانکار شده و تعداد فروخته شده را نیز در سند وارد می کنیم، سپس میتوان گزارش از سیستم گرفت که مانده تعدادی چقدر بوده است.

حال میخواهیم سندی بزنیم بابت فروش کالا که مشتری قرار است پول خود را در چندین مرحله پاس کند برای اینکه متوجه شویم که وضعیت چطور است چقدر از حساب مشتری باقی مانده است، ابتدا ویژگی پیگیری را برای معین حساب دریافتنی در ساختار حساب فعال می کنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

وسپس در هنگام صدور سند حسابداری با معینی که شماره پیگیری را برای آن فعال کرده ایم، شماره فاکتور را در ویژگی پیگیری وارد کرده تا از این پس بتوان بر اساس این ویژگی پیگیری گزارش گرفت.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

بخش سوم از فصل دوم آموزش دفتر کل راهکاران

نحوه صدور سند ارزی در دفتر کل راهکاران

یکی از ویژگی هایی که ماژول دفتر کل راهکاران سیستم دارد ویژگی چند ارزی می باشد، این ویژگی برای شرکت هایی که با ارزی غیر از ریال کار کرده یا شبعه شرکت های خارجی می باشند و نیاز دارند اطلاعات را با ارز های مختلف نگهداری کنند،  کاربرد دارد. این شرکت ها می توانند پایان هر دوره اطلاعات خود را به ارز عملیاتی تسعیر کنند. برای این منظور در سیستم امکانات مختلفی وجود دارد که تمام این نیاز ها را پوشش دهند.

ابتدا در ساختار حساب ها باید به معین های که قرار است تراکنش های ارزی را ثبت کنند ویژگی ارزی داده شود، و اگر قرار است این معین ها تسعیر شوند به آنها ویژگی تسعیرپذیری داده شود.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

حال برای ثبت سند به فرم ثبت سند می رویم و سپس ((نمایش فیلد های ارزی)) در بالای فرم را کلیک کرده تا سیستم متوجه شود میخواهیم سند ارزی ثبت کنیم. در این حالت فیلد های مربوط به ارز در قلم فعال می شود.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

برای تعریف ارز در سیستم هم میتوان از مثبت پایین،  فیلد ارز استفاده کرده و وارد فرم تعریف ارز شده، و هم از قسمت عمومی-  اطلاعات پایه – ارز ، ارز مورد نظر را تعریف کرد.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

برای تعریف نرخ ارز در سیستم نیز می توان هم به صورت ثابت نرخ ارز را تعریف کرد و هم اینکه به صورت لحظه ای نرخ ارز در هنگام ثبت سند وارد کرد.

برا ی تعریف  نرخ تبدیل ارز در قسمت عمومی – اطلاعات پایه- معرفی نسبت تبدیل ارز وارد می شویم. در این فرم نیاز است که بین ارز عملیاتی سیستم (ریال) و ارز تعریف شده مثلا دلار ، رابطه را تعریف کرد و مشخص کنیم که هر دلار معادل چند ریال است.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

در فرم بالا در قسمت ارز مبنا ریال را وارد کرده، و در قسمت اطلاعات نسبت تبدیل کلید مثبت را میزنیم و تاریخ را وارد کرده و ارز مورد نظر و نسبت تبدیل را را وارد می نماییم و در آخر فرم را ذخیره می کنیم. حال در فرم سند قسمت نرخ ارز این نرخ را می توان مشاهده کرد.

حال اگر به خواهیم در سیستم به صورت لحظه ای نرخ ارز را در هنگام صدور سند وارد کنیم، باید ابتدا در تنظیمات سیستم در قسمت مدیریت مالی- ارز تیک های مورد نیاز را زده تا بتوان به صورت لحظه ای نیز نرخ ارز و نسبت تبدیل ارز را نیز وارد کرد.مطالب مرتبط :  آموزش نرم افزار همکاران سیستم ماژول دفتر کل راهکاران-فصل پنجم

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

حال خود فرم سند را باز کرده و نمایش فیلد های ارزی را در بالای فرم کلیک کرده تا فیلدهای ارزی باز شود ود کنار فیلد نرخ ارز دکمه  را که بزنیم میتوانیم به صورت دستی نیز مقدار ارز را وارد کنیم.

حال پس از تکمیل اطلاعات اولیه برای ثبت سند ارزی می توان سند ارزی ثبت نمود.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

در هنگام ثبت سند هنگامی که ارز را انتخاب کرده، نرخ ارز به صورت اتوماتیک از نرخ ارز تعریف شده فراخوانی شده، و همچنین با وارد کردن مبلغ ارز فیلد بدهکار نیز با حاصلضرب مبلغ ارز در نرخ ارز پر می شود.

در برخی موارد پیش می آید که سند حسابداری ارزی برای تسویه یک بدهی یا طلب انجام شده است و ارز زمان ایجاد آن با زمان تسویه متفاوت باشد. برای روشن شدن موضوع به مثال زیر توجه کنید:

شرکت الف در تاریخ 01/01 به شرکت نمونه بابت موضوعی 100 دلار بدهکار است. در یک ماه بعد شرکت الف بابت تسویه بخشی از بدهی خود مبلغ 60 یورو بابت پرداخت بخشی از بدهی دلاری خود به شرکت نمونه پرداخت می کند. برای ثبت ارزی این رویداد

ابتدا 2 نسبت تبدیل ارز را در سیستم تعریف می کنیم.

ارز	نسبت تبدیل به ریال	نسبت تبدیل به دلار
دلار	250000	1
یورو	300000	1.2

شرکت نمونه ثبت های زیر را در دفاتر خود ثبت می کند:

01/01

حساب دریافتنی      25000000 ریال  (100 دلار)

فروش                       25000000 ریال

01/02

بانک ارزی  18000000 (60 یورو)

حساب دریافتنی           18000000  (72 دلار)

حال برای پیاده سازی این موضوع درسیستم باید ابتدا نسبت تبدیل ها را تعریف کرد و سپس نسبت تبدیل یورو به دلار را به صورت زیر تعریف میکنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

سپس سند اول را به صورت زیر ثبت میزنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

جهت ثبت سند دوم باید ازر را بر روی یورو گذاشت و ارز مبنا را بر روی دلار گذاشته که سیستم بر اساس نرخ تبدیل یورو به دلار تعریف شده در سیستم مقدار یورو را به دلار تبدیل گرده و وقتی مانده حساب دریافتنی را میگیریم بر اساس دلار به ما مانده دهد.

حال در مرور حساب مانده شرکت الف را همان 28 دلار نشان می دهد که صحیح می باشد.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

بخش چهارم از فصل دوم آموزش دفتر کل راهکاران

 نحوه بررسی و جابه جایی اسناد در دفتر کل راهکاران

اکثر شرکت ها اسناد را روزانه ثبت کرده و در دوره های خاصی آنها را بررسی می کنند و صحت آنها را بر اساس مستندات کنترل می کنند. وقتی اسناد کنترل شدند و از صحت آنها مطمئن شدند که دیگر نیاز به اصلاح و تغییری ندارد در فرایند بررسی یک نفر وضعیت اینها را از وضعیت موقت به بررسی تبدیل می کند تا این اسناد تحت هیچ شرایط دیگری تغییر نکنند. حال برای پیاده سازی این موضوع در سیستم در منوی اسناد – بررسی، کلیک میکنیم و لیست اسناد که تا به حال ثبت کرده ایم را به ما نشان می دهد.

اگر روی فیلد موقت بالای فرم کلیک کنیم لیست اسناد موقت و اگر روی فیلد بررسی کلیک کنیم لیست اسناد بررسی شده را به ما نشان می دهد.

هر کدام از اسناد موقت که مطمئن از صحت آنها هستیم و نیاز به تغییر ندارد را انتخاب کرده و از منوی بالا روی بررسی اسناد انتخابی کلیک کرده تا سیستم این اسناد را برای ما بررسی کند.

اسناد بررسی شده قابل اصلاح نبوه و اگر بخواهیم تغییراتی روی آن اعمال کنیم باید از وضعیت بررسی به موقت از بالای فرم بررسی تغییر وضعیت بدهیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

اگر در ثبت سند های روزانه در تقدم و تاخر آنها اشتباهی رخ داده باشد که سبب خلاف ماهیت شدن حساب ها شود پس نیاز داریم اسناد را جا به جا کرد تا از خلاف ماهیت شدن اسناد جلوگیری کرد.

برای این کار در فرم اسناد- جابه جایی اسناد می توان اسناد ثبت شده در یک تاریخ مشخص را جابه جا کرد. فقط باید توجه داشت که اسنادی برای جابه جایی، حتما باید در وضعیت بررسی شده باشند. برای جابه جایی از فلش های رو به بالا و پایین فرم میتوان ستفاده نمود.

 بخش پنجم از فصل دوم آموزش دفتر کل راهکاران

نحوه شماره گذاری اسناد در دفتر کل راهکاران

بعد از ثبت اسناد طی دوره مالی، ممکن است که نیاز باشد اسناد در این دوره مالی با توجه به تاریخ سند آنها را جابه جا کرده و مجددا شماره گذاری کنیم.برای انجام این کار در سیستم در منوی اسناد -شماره گذاری اسناد، در فرم شماره گذاری اسناد با زدن کلید ادامه ، اسناد را فراخوانی می کند. البته این نکته را باید در نظر داشت که اسناد در وضعیت بررسی شده را برای شماره گذاری مجدد فراخوانی می کند. و بعد با کلیک روی شماره گذاری همه اسناد را به ترتیب تاریخ شماره گذاری می کند و هیچ گونه فاصله ای بین شماره گذاری دیگر وجود نخواهد داشت.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

نحوه قطعی کردن اسناد در دفتر کل راهکاران

برای قطعی کردن اسناد در منوی اسناد – قطعی کردن رفته و اسناد را قطعی میکنیم. برای قطعی کردن، فرض بر این است که دوره مالی طی شده و از اینکه همه اسناد درست می باشند و سیستم گزارشات درست به ما می دهد مطمئن شده ایم. حال نیاز است اسناد را قطعی کنیم که دیگر هیچ کس حتی خود مدیر مالی و مدیران نیز نتواند اسناد را تغییر دهد. چون می خواهیم بر اساس این اسناد دفاتر را بنویسیم و اظهار نامه را رد کنیم. پس نیاز داریم این اسناد تحت هیچ شرایطی تغییر نکنند پس از گزینه قطعی کردن استفاده می کنیم.

قطعی کردن باید پیوسته باشد و تا هر تاریخی که قطعی می کنیم، تمام اسناد قبل از آن را نیز قطعی می کند و هیچ کس نمی تواند این اسناد را تغییر دهد.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

بخش ششم از فصل دوم آموزش دفتر کل راهکاران

تعریف الگو و صدور سند تسعیر ارز در دفتر کل راهکاران

تسعیر ارز فرایندی است که از طریق آن، اطلاعات مالی مبتنی بر ارز، بر حسب واحد پول گزارشگری بیان شود. سود یا زیان ناشی از تسعیر ارز به حساب سود و زیان تسعیر ارز برده می شود. این حساب بنابر نظر شرکت ها می تواند از یک حساب معین بدون تفصیل تا چند حساب دارای تفصیلی های مختلف تقسیم بندی شود.

در سیستم برای تعریف الگوی سند تسعیر ارز به منوی اسناد- الگوی تسعیر ارز رفته و در بالای فرم یک کد و عنوان وارد می کنیم. در قسمت وسط حساب های تسعیر را وارد کرده که معمولا  حساب های سود وزیان ناشی  از تسعیر می باشد و می توان سطح تفصیل را نیز در صورت نیاز وارد کرد. و بعد گزینه انتخاب که یک نوار آبی دارد را زده تا این ردیف آبی رنگ شود. و بعد در قسمت پائین حساب تسعیر پذیر را انتخاب کرده که هم به صورت تکی و هم به صورت دسته ای میتوان از پائین فرم انتخاب کرد.

و در نهایت می توان الگو را ذخیره کرده و در مواقع مورد نیاز با استفاده از این الگو سند تسعیر را صادر کنیم.

جهت مشاهده بزرگتر تصویر بر روی آن کلیلک کنید 

حال برای صدور سند تسعیر ارز به قسمت اسناد – صدور سند تسعیر ارز رفته و در فرم اطلاعات خواسته شده و الگوی خود را وارد می کنیم. و سپس در بالای فرم ذخیره و صدور سند تسعیر ارز را کلیک میکنیم تا سند تسعیر ارز را سیستم به صورت اتوماتیک صادر کند.

صدور سند اتوماتیک در مواقع انتقال بخشی از یک مانده یک حساب به حساب یا حساب های دیگر کاربرد خواهد داشت.  فرایند صدور سند اتوماتیک نیز به همین صورت می باشد، باید یک الگو تعریف کرده و سپس بر اساس این الگو سند را به صورت اتوماتیک صادر کنیم.

در بخش های قبلی آموزش دفتر کل راهکاران،نحوه تنظیمات دفتر کل راهکاران و چگونگی ثبت اطلاعات و اسناد روزانه را یادگرفتید در این بخش با آموزش نحوه صدور سند کل و عملیات پایان سال دفترکل راهکاران،در خدمت شما حسابداران و مدیران مالی خواهیم بود، امیدواریم که این مطلب هم برای شما دوستان مفید واقع شود .

بخش اول از فصل سوم آموزش دفتر کل راهکاران

نحوه صدور سند کل در دفتر کل راهکاران

شرکت ها بعد از اینکه اسنادشان را در سیستم ثبت می کنند، الزام قانونی می باشد که در مقاطع 6 ماهه یا یکساله دفاتر را تحریر کرده و آنرا به مراجع ذی صلاح ارائه کنند.
شرکت ها صدور سند کل را بر اساس حساب های کل خود گزارش می دهند اما در ثبت سند ها از حساب های معین استفاده می شود، در اینجا سیستم از ساختار درختواره ای استفاده کرده و یک شاخه بالاتر در سطح کل اسناد را سرجمع و خلاصه شده در قالب ارائه شده صادر می کند. اسناد کل را می توان روزانه، ماهانه یا هر شکل دیگر ثبت کنیم. یعنی مثلا در یک روز یا یک ماه اسناد را در سطح کل جمع کرده و یک سند صادر می کند.
در سیستم در قسمت اسناد- صدور سند کل کلیک کرده تا فرم آن باز شود. از الزامات صدور سند کل قطعی بودن اسناد می باشد و اسنادی که قطعی نباشد سیستم در این سند کل شرکت نمی دهد.
و با کلیک بر روی ادامه فیلترهای لازم را تنظیم نموده و ادامه را میزنیم و بعد روش صدور سند را در پائین فرم که به صورت روزانه یا ماهانه باشد انتخاب نموده و با زدن کلید ادامه و دیدن پیش نمایش سند، سند کل را صادر می کنیم.

بخش دوم از فصل سوم آموزش دفتر کل راهکاران

نحوه تعریف الگوی بستن حسابها در دفتر کل راهکاران

برای انجام عملیات پایان سال وارد قسمت مالی- دفتر کل – عملیات پایان سال – تعریف الگوی بستن حساب، می شویم. در فرم باز شده یک کد و یک عنوان وارد میکنیم. در قسمت وسط حساب های طرف مقابل را انتخاب می کنیم.حساب طرف مقابل حساب هایی هستند که قرار است مانده حساب های سود وزیانی به آن منتقل شود مثل سود وزیان سال جاری. اگر این حساب تفصیل پذیر بود می توان تفصیلی هم مشخص کرد.بعد رکورد مورد نظر را انتخاب کرده تا آبی رنگ شود و بعد حساب های قابل بستن را در پایین فرم انتخاب میکنیم.

حساب های قابل بستن همان حساب های سود وزیانی است که می خواهیم مانده آنها را ببندیم. این حساب ها را علاوه بر انتخاب تکی به چند طریق می توان انتخاب کرد.

انتخاب دسته ای معین: در این حالت میتوان بر اساس درختواره حساب ها به صورت گروهی حساب های موقت موردنظر را انتخاب نمود.

انتخاب معین با سطوح مشخص: با استفاده از این امکان، می توان با انتخاب حساب معین و سطح تفصیلی مورد نظر، همه حساب های معین را تا سطح مورد نظر در قسمت مربوط به حساب های معین مبدا انتخاب کرد.

انتخاب بر اساس کد تفصیل: با استفاده از این امکان می توان با انتخاب حساب تفصیلی مورد نظر، تمام معین های مرتبط با حساب تفصیلی انتخاب شده در سطح مربوطه و تا همان سطح، در قسمت حساب های مبدا نمایش داده می شود.

بخش سوم از فصل سوم آموزش دفتر کل راهکاران

نحوه صدور سند بستن حساب ها در دفتر کل راهکاران

برای صدور سند حسابداری بستن حساب ها به قسمت عملیات پایان سال- صدور سند بستن حساب ها می رویم. با این کار فرم ویزارد مربوط به عملیات بستن حساب ها باز میشود. در این قسمت قبل از بستن حساب ها سیستم چند موضوع را کنترل می کند:

1- اسناد تا این تاریخ قطعی شده باشند 2- حساب های تسعیر پذیر کنترل می شود که برای آنها سند تسعیر صادر شده باشد و در نهایت اجازه می دهد تا صدور سند انجام شود.

بعد از زدن کلید ادامه  الگو مورد نظر را انتخاب کرده و تاریخ و شرح مورد نظر را وارد کرده و با زدن کلید صدور سند، سند حسابداری صادر می شود.

بخش چهارم از فصل سوم آموزش دفتر کل راهکاران

صدور سند تعدیل ماهیت در دفتر کل راهکاران

ماهیت حساب های معین میتوان بدهکار یا بستانکار باشد. اگر مانده ی یک حساب در پایان دوره با ماهیت مشخص شده برای آن مغایرت داشته باشد، وضعیت مانده حساب معین خلاف ماهیت می شود.با صدور سندی به نام ((تعدیل ماهیت)) این مغایرت برطرف می شود و مانده حساب های معین با وضعیت خلاف ماهیت صفر می گردد. برای برگرداندن مانده به حالت اولیه، سند دیگری در ابتدای دوره بعد(بعد از صدور سند افتتاحیه)  صادر می شود و مانده را به همان مانده ی قبل از سند تعدیل ماهیت بر میگرداند.

سند تعدیل ماهیت را میتوان تنها یک بار و بعد از بستن حساب ها در پایان سال مالی صادر کرد. همچنین قبل از صدور سند تعدیل ماهیت لازم است : 1-  سند بستن حساب ها صادر شده باشد  2- اسناد حسابداری قطعی شده باشند 3-سند اختتامیه صادر نشده باشد.

4- برای معین های خلاف ماهیت شده در ساختار حساب، حساب معین طرف مقابل تعریف کرده باشیم.(معین طرف مقابل باید دقیقا مانند ویژگی های معین اصلی بوده فقط ماهیت آن خلاف ماهیت آن یا مهم نیست باشد)

جهت صدور سند تعدیل ماهیت از بخش عملیات پایان سال – صدور سند تعدیل ماهیت را انتخاب کرده و در فرم ویزارد باز شده با زدن گزینه ادامه به فرم بعد رفته و اطلاعات خواسته شده را پر کرده و کلید صدور سند را زده تا سند صادر شود.

بخش پنجم از فصل سوم آموزش دفتر کل راهکاران

عملیات پایان سال و صدور سند اختتامیه/ افتتاحیه در دفتر کل راهکاران

در این بخش می خواهیم سند اختتامیه صادر کرده و مانده حساب های انتظامی و دائمی را هم ببندیم و کلیه حساب ها به طور کامل بسته شود. برای سند اختتامیه، صدور سند اختتامیه را از بخش عملیات پایان سال انتخاب میکنیم. با انتخاب این بخش، ویزارد ((صدور سند اختتامیه)) باز می شود. در این فرم باید تاریخ صدور سند اختتامیه را مشخص و بعد از آن گزینه ی ((صدور سند اختتامیه)) را انتخاب می کنیم. سند اختتامیه تنها سندی است که با وضعیت قطعی صادر می شود و همچنین تنها سندی است که با وضعیت قطعی نیز امکان حذف آن می باشد.

برای صدور سند افتتاحیه در سال بعد باید دور مالی بعد هم تعریف شود و سپس در منوی عملیات پایان سال- صدور سند افتتاحیه  کلیک کرده و سند افتتاحیه را در ابتدای سال مالی بعد صادر می کنیم. و با  زدن تیک صدور سند معکوس تعدیل ماهیت، سند تعدیل ماهیت در سال مالی جدید  انتقال داده شده و برگردانده می شود.

در بخش های قبلی آموزش دفتر کل راهکاران نحوه ثبت اطلاعات پایه و ساختار سیستم رو آموزش دادیم و نحوه ثبت عملیات و جاری و چگونکی صدور اسناد روزانه در دفتر کل راهکاران به شما دوستان ارائه گردید ، در این فصل می خواهیم نحوه استفاده از کزارشات و چکونگی گزارش گیری های روزانه از بخش های مختلف نرم افزار دفتر کل راهکاران را به شما عزیزان آموزش بدیم ، امیدواریم که این مطالب برای شما مفید باشد

بخش اول از فصل چهارم آموزش دفتر کل راهکاران

گزارش مرور حسابها در دفتر کل راهکاران

یکی از مهمترین وظایف سیستم های اطلاعاتی بعد از جمع آوری و ثبت اسناد ارائه گزارشات متناسب با این اطلاعات می باشد.

پس ما از یک سیستم اطلاعاتی انتظار داریم تا به ما گزارشات را بر اساس انواع مختلف اطلاعات که ثبت کردیم ارائه بدهد. ماژول دفتر کل همکاران سیستم به همین شکل می تواند به ما اطلاعات بدهد. بدین منظور وارد دفتر کل – گزارشات – مرور حساب ها می شویم.

این گزارش این امکان را دارد که در سطوح مختلف، گزارشات مورد نظر را بدهد. اگر مثلا روی هر کدام حساب های گروه کلیک کنیم، سرجمع گردش حساب های بدهکار و بستانکار و مانده آنها را می دهد. می توان روی سطوح پائین هم این گزارش را به تفکیک گرفت و هرچه روی سطوح پائینتر می آییم، تعداد رکوردها بیشتر می شود.

اگر روی ارز کلیک کنیم به تفکیک ارز گردش بدهکار و بستانکار ومانده آن را به ما می دهد.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

می توان بر اساس ویژگی پیگیری نیز گزارش از سیستم گرفت، عملا ویژگی پیگیری باعث شده یک سطح به سیستم اضافه شود.

و اگر روی حساب تفصیلی کلیک کنیم بدون توجه به اینکه این تفصیلی در کدام سطح گردش داشته، گردش بدهکار و بستانکار حساب های تفصیلی را به ما می هد.

یک امکان دیگر که داریم، مثلا اگر روی گروه کلیک کنیم و یک رکورد را انتخاب کنیم، می توان با توجه به آن رکورد یک سطح ریزتر شد و روی علامت ذربین کلیک کرده تا حساب های زیر مجموعه آن را ببینیم.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

این گزارش قسمتی به نام محدوده اسناد دارد. در این قسمت دوره های مالی که میخواهیم را انتخاب می کنیم. همچنین می توان روی نوع حساب، نوع سند، وضعیت سند فیلتر کرد. اگر تیک حساب های با مانده را بزنیم و فیلتر مجدد را بزنیم، فقط حساب های با مانده را می آورد. در قسمت فیلتر، می توان بر اساس ماه ، تاریخ و شماره سند فیلتر را انجام داد.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

در تب فیلتر اسناد، می توان فیلترهای بیشتری علاوه بر محدوده اسناد روی کلیه اسناد قرار داد. مثلا روی مبلغ اسناد فیلتر گذاشت.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

در گزارش مرور حساب ها هم به صورت بالا به پائین و هم پائین به بالا می توان گزارش گرفت. و روی هر رکورد که دبل کلیک کرده می توان ریز گردش را گرفت و همچنین از قسمت پائین فرم و کلیک روی مشاهده گردش میتوان ریز گردش گرفت. و با انتخاب گزینه پرینتر میتوان با هر فرمت دلخواه گزارش گرفت.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

هنگامی که ریز گردش میگیریم، در بالای فرم ریز گردش یک آیکون به نام گزارش می باشد، که 3 گزینه دارد.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

خلاصه با احتساب مانده از ابتدای دوره: در این حالت مانده ابتدای دوره را در گزارش در نظر می گیرد.

خلاصه بدون احتساب مانده از ابتدای دوره: در این حالت مانده ابتدای دوره را در گزارش در نظر نمی گیرد.

کامل: کلیه اطلاعات مورد نیاز را به ما نشان می دهد.

اگر تیک نمایش مانده در خط را بزنیم یک ستون به نام مانده در خط در گزارش اضافه شده و مانده در خط را نشان می دهد.

بخش دوم از فصل چهارم آموزش دفتر کل راهکاران

گزارش تراز مالی در دفتر کل راهکاران

گزارش تراز یکی از پرکاربردترین گزارش های سیستم می باشد و اطلاعات آخرین تراکنش های مالی بر اساس تراز حساب ها قابل مشاهده است.این گزارش علاوه بر اینکه سرجمع بدهکار و بستانکار هر حساب را می دهد، مانده حساب ها را در سطوح مختلف می دهد. فیلترهای این گزارش به دو بخش ((فیلترهای اولیه )) و ((فیلترهای ثانویه)) تقسیم شده است. در قسمت فیلترهای اولیه می توان دوره مالی، ساختار گزارش، نوع مانده … مشخص می کنیم و با زدن دکمه گزارش در بالای صفحه گزارش را سیستم اجرا می کند.

حال در زیر یک گزارش چهار ستونی اجرا می کنیم. گزارش را میتوان به فرمت های ورد، پی دی اف ، اکسل…. گرفت.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

در قسمت الویت بندی حساب ها میتوان گزارش را بر اساس نیاز اجرا کردو بعد با فلش های بالا و پائین اولویت ها را جابه جا کرد.

در قسمت فیلتر ثانویه می توان فیلترهای ریزتر داشت و بر اساس فیلترهای های اولیه فیلترهای بیشتری اعمال کرد.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

بخش سوم از فصل چهارم آموزش دفتر کل راهکاران

گزارش دفاتر/دفاتر قانونی در دفتر کل راهکاران

گزارش دفاتر یکی از انواع گزارش های  سیستم است که به کمک آن می توانیم تمام ثبت های مالی انجام شده در اسناد حسابداری را بر اساس سطوح مختلف حساب ها و در محدوده های مشخص شده، مشاهده می کنیم. تفاوت آن با گزارش تراز در این است که گزارش تراز گزارشات را به شکل خلاصه شده و سرجمع به ما نمایش می دهد، ولی در گزارش دفاتر، آرتیکل به آرتیکل به ما نمایش می دهد.

فیلترهای این گزارش نیز به دو بخش ((فیلترهای اولیه)) و ((فیلترهای ثانویه)) تقسیم شده است. ابتدا فیلترهای اولیه تکمیل می شوند و سپس فیلترهای ثانویه می توانند تکمیل شوند. پس از از اینکه فیلترهای اولیه اعمال شدند و با حفظ شرایطی که فیلترهای اولیه ایجاد کرده اند، فیلتنرهای ثانویه اعمال می گردند.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

دفاتر قانونی در دفتر کل راهکاران

گزارش دفاتر قانونی شامل گزارش دفتر روزنامه و گزارش دفترکل است. مبنای صدور گزارش های قانونی اسناد کل می باشد. پس باید ابتدا اسناد قطعی شده باشد و سند کل نیز صادر کرده باشیم و سپس بر مبنای اسناد کل این گزارش را اجرا می کنیم.

دفتر روزنامه ریز تراکنش های اتفاق افتاده و ثبت های حسابداری را به تفکیک روز انجام می دهد.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

گزارش دفتر کل به تفکیک حساب های کل، گردش ها را نمایش می دهد و مانده را نشان می دهد.

بر اساس این گزارشات می توان خروجی مورد نظر را گرفت و دفاتر قانونی را تحریر کرد.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

بخش سوم از فصل چهارم آموزش دفتر کل راهکاران

گزارش آنالیز/ تجزیه سنی در دفتر کل راهکاران

مشتریان همواره حساب های دریافتنی و گردش های بدهکار و بستانکار یک مشتری خاص را آنالیز می کنند، تا متوجه شوند چه میزان از این حساب های دریافتنی را به چه صورتی مشتری پاس کرده و در نهایت چه میزان از این حساب ها هنوز مانده باز داشته و در نهایت به مانده واقعی برسند.

حساب ها را هم در سطح حساب(معین)  و هم در سطح تفصیل می توان آنالیز انجام داد.

ابتدا دوره مالی را انتخاب کرده و بعد فیلترهای دیگر را انجام می دهیم. فقط نوع آنالیز را یا باید بر اساس حساب یا تفصیل انتخاب کرد. اگر نوع آنالیز را روی حساب بگذاریم در قسمت معین باید معین مورد نظر را انتخاب کنیم و سپس با کلیک روی قسمت فیلتر بالا، سیستم تمام گردش های این حساب را می آورد.

جهت آنالیز، یا به صورت اتوماتیک و یا دستی آنالیز را انجام میدهیم. اگر روی اتوماتیک بالای سیستم کلیک کنیم، گزینه های مختلفی خواهیم دید که با انتخاب گزینه مورد نظر، سیستم آنالیز لازم را انجام میدهد. مثلا اگر تساوی مبلغ را انتخاب کنیم سیستم اقلامی که مبلغ مساوی داشته باهم پاس می کند.

جهت آنالیز دستی ابتدا ردیف های که میخواهیم با هم پاس شوند را انتخاب کرده و سپس از گزینه تسهیم اقلام تطبیقی استفاده کرده و در فرم باز شده مشخص می کنیم چه مقدار را می خواهیم با هم پاس کنیم.

بعد از آنالیز یک قفل طلایی رنگ کنار آن نمایش داده می شود. اگر کل مبلغ را آنالیز کنیم دیگر آن ردیف ها نمایش داده نمی شود، اگر هنوز آن ردیف نمایش داده می شود یعنی هنوز مبلغی از آن مانده است و آنالیز نشده است. در هدر فرم اگر همه اقلام را انتخاب کنیم، تمام اقلام چه تطبیق شده و چه تطبیق نشده را به ما نشان می دهد.

حال در سیستم یک آنالیز انجام داده که با انتخاب معین و انتخاب دو گردش زیر و زدن تسهیم اقلام تطبیقی فرم تطبیق باز می شود.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

در فرم زیر مشخص می کنیم چه مقدار از قلم را می خواهیم تطبیق دهیم . آن مقدار را در مقادیر بدهکار/ بستانکار قابل تطبیق وارد می کنیم و سپس تایید می کنیم.

جهت مشاهده تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

پس از تایید سیستم به صورت پیش فرض اقلام دارای مانده تطبیق نشده را نمایش می دهد.که یک قفل زرد رنگ نیز کنار اقلام تطبیقی نشان میدهد. و با انتخاب همه اقلام می توان همه اقلام را مشاهده کرد.

در بخش های قبلی آموزش دفتر کل راهکاران بخش های مختلف کار با سیستم و همچنین گزارش گیری از اسناد و اطلاعات ثبت شده در دفتر کل راهکاران را آموزش دادیم ، در این فصل که فصل پایانی از سری آموزش های دفتر کل راهکاران است ، می خواهیم نحوه تهیه گزارشات فصل و قانونی را به شما عزیزان آموزش بدیم ، امیدواریم که این مطالب نیز برای شما مفید باشد

بخش اول از فصل پنجم از آموزش دفتر کل راهکاران

گزارش خرید و فروش فصلی در دفتر کل راهکاران

در این فصل با موضوع حسابداری مالیاتی آشنا می شویم. شرکت ها موظف هستند هر 3 ماه یکبار گزارش خرید و فروش فصلی خود را به اداره مالیاتی اعلام کنند. برای گرفتن این گزارش از سیستم، باید ابتدا تنظیماتی در سیتم انجام داد:
– برای ثبت اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده و گزارش خرید و فروش فصلی می بایست درصد مالیات و عوارض را جهت هر دوره مالی در سیستم تنظیم کرد. جهت این کار در قسمت تنظیمات – تنظیمات حسابداری مالیاتی – تنظیمات مالیات و عوارض ، برای هر دوره مالیاتی درصد مالیات وعوارض را تنظیم میکنیم.

برای نمایش تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

• تعیین ویژگی مالیاتی در ساختار حساب ها

در ساختار حساب ها باید در زبانه ی تعیین ویژگی مالیاتی، حساب های معین مالیات پذیر مشخص شوند. حساب های معین مالیات پذیر حسابی است که درآمدها یا هزینه ها در این نوع حساب ها  ثبت می شوند، بنابراین هنگام تهیه ی اظهارنامه یا گزارش خرید وفروش فصلی، اطلاعات این حساب ها در دوره تعیین شده جمع آوری می شوند. در تب ویژگی مالیاتی می توان اطلاعات پیش فرض را هم وارد کرد.

برای نمایش تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

• ورود اطلاعات مالیاتی در سند حسابداری:

بعد از تنظمات  ویژگی مالیاتی در ساختار حساب ها می توان در فرم سند حسابداری، هنگام صدور سند حسابداری برای حساب های مالیات پذیر، اگر اطلاعات مالیاتی حساب معین مالیات پذیر در سند حسابداری پر نشده باشد، در ستون وضعیت علامت ضربدر قرمز نمایش داده می شود. برای تعیین آن گزینه ی((وضعیت مالیاتی )) را از منوی پایین اقلام سند حسابداری انتخاب می کنیم.

با انتخاب این گزینه فرم وضعیت مالیاتی روی سند حسابداری باز می شود. اگر اطلاعات پیش فرض درساختار حساب برای معین پر شده باشد با آن اطلات فرم پر می شود وگرنه باید همه اطلاعات پر شود تا وضعیت مالیاتی تایید شود و کنار نام معین تیک سبز رنگ بخورد.

تعریف دوره مالیاتی:

برای تهیه ی اظهار نامه مالیاتی یا گزارش خرید و فروش فصلی انتدا باید دوره مالیاتی در سیستم تعریف شود. برای تعریف آن، از قسمت مالی- حسابداری مالیاتی – مالیات بر ارزش افزوده – معرفی دوره مالیاتی را انتخاب می کنیم. سپس در فرم مورد نظر عنوان دوره ی مالیاتی تاریخ شروع و تاریخ پایان دوره را وارد می کنیم.

برای نمایش تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

تعریف اطلاعات پایه مالیاتی:

بعد از تعریف دوره مالیاتی باید اطلاعات شرکت را که بر اساس آن کلیه اظهار نامه ها و گزارش خرید و فروش فصلی قرار است تهیه شود پر شود. این فرم در حسابداری مالیاتی – مالیات بر ارزش افزوده- تعریف اطلاعات پایه مالیاتی قرار دارد. این اطلاعات فقط یک بار کافی است پر شود. باید کلیه فیلد های ستاره دار حتما پر شوند. هچنین با فعال شدن اطلاعات پایه جاری، سایر اطلاعات پایه مالیاتی که قبلا تعریف کرده ایم غیر فعال شده و اظهارنامه های مالیاتی از آن به بعد با آخرین اطلاعات پایه فعال درسیستم ثبت و نگهداری خواهند شد.

برای نمایش تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

نگاشت اطلاعات فصلی:

برخی اطلاعات نیازمند نگاشت هستند. این نگاشت به دلیل همخوانی اطلاعات با فایل اکسس، مورد تایید اداره ی امور مالیاتی است.این نگاشت ها شامل مناطق جغرافیایی و ارز می باشد. به همین منظور برای مناطق جغرافیایی ابتدا ردیف جدید را با استفاده از مثبت سبز رنگ پایین ایجاد کرده سپس منطقه ی جغرافیایی راهکاران و منطقه جغرافیایی بر اساس فرمت موجود در فایل اکسس اداره ی امور مالیاتی را انتخاب می کنید. برای ارز هم نیز باید ارز راهکاران را با ارز منطبق بر اداره مالیاتی منطبق کرد.

و در نهایت ذخیره می کنیم.

برای نمایش تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

گزارش خرید و فروش فصلی:

برای تهیه گزارش خرید و فروش فصلی باید اطلاعات فروش و خرید کالا و سایر اطلاعات مورد نیاز این گزارش از سایر ماژول ها جمع آوری شوند. برای این منظور ابتدا از منوی ابزار بالای فرم، دوره ی مالیاتی مورد نظر را انتخاب می کنیم. با انتخاب گزینه ی ((جمع آوری کل)) اطلاعات مورد نیاز تمامی ماژول ها یک جا جمع آوری می شوند. همچنین می توان با استفاده از گزینه ی ((حذف همه)) تمام اطلاعات جمع آوری شده را حذف کرد. در نهایت با زدن کلید صدور گزارش، سیستم یک فایل اکسس به ما می دهد که میتوان در سایت دارایی بار گزاری نمود.

برای نمایش تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

اگر اطلاعات به درستی ثبت نشده باشد ، سیستم هنگام جمع آوری خطای متناسب می دهد. مثلا برای افراد که در سند حسابداری تراکنش دارند با ید در فرم معرفی شخص، تب طرف معامله مالیاتی، وضعیت مالیاتی شخص را مشخص کنیم.

برای نمایش تصویر بزرگتر، روی آن کلیک کنید

باید این نکته را در نظر گرفت، اسنادی در گزارش خرید و فروش فصلی شرکت می کنند که در وضعیت بررسی شده یا قطعی شده باشند در غیر این صورت اطلاعات از این اسناد جمع آوری نمی شود.

بخش دوم از فصل پنجم آموزش دفتر کل راهکاران

گزارش اظهارنامه در دفتر کل راهکاران

اطلاعات اظهارنامه برگرفته از جزئیات مربوط به همه ی خرید ها و فروش های انجام شده سازمان است. هر سازمان مبالغی مالیات و عوارض بابت خرید های انجام شده به فروشندگان کالا و خدمات پرداخت نموده و از طرف دیگر مبالغی بابت فروش کالا و خدمات ازمشتریان دریافت کرده است. در پایان هر دوره مالیاتی، کل این مبالغ پرداختنی و دریافتنی با یکدیگر تهاتر می گردند. حاصل این تهاتر مبلغی است که یا باید از اداره ی امور مالیاتی استرداد شود یا به حساب اعتبار مالیاتی منظور گردد و یا باید به این سازمان پرداخت شود.

پیش نیاز تهیه اظهار نامه در سیستم در هر دوره مالیاتی تهیه گزارش خرید و فروش فصلی است. سیستم همراه با جمع آوری اطلاعات خرید و فروش فصلی  اطلاعات اظهارنامه را هم جمع آوری میکند پس برای صدور اظهارنامه پیچیدگی خاصی نخواهیم داشت.

برای تهیه اظهارنامه به حسابداری مالیاتی – مالیات بر ارزش افزوده- تهیه اظهارنامه عمومی رفته و در این فرم مانند گزارش خرید و فروش فصلی دوره مالیاتی را انتخاب می کنیم و تاریخ  اظهارنامه را تعیین می کنیم. سیستم اطلاعات پایه را به صورت اتوماتیک فراخوانی می کند بعد روی صدور اظهارنامه عمومی کلیک کرده تا اطلاعات را کامل سیستم فراخوانی کند و با زدن کلید ذخیره، اطلاعات ذخیره شده و سپس با تایید اطلاعات دیگر سیستم اجازه تغییر اطلاعات در دوره هایی که اطلاعات جمع آوری شده را به ما نمی دهد.

اگر نیاز داشته باشیم که ریز اقلام اظهارنامه را داشته باشیم با استفاده از گزارش ریز اقلام اظهارنامه در بخش حسابداری مالیاتی، می توان ریز اقلام اظهارنامه را گرفت. در هدر گزارش می توان دوره های مالیاتی را انتخاب کرده و با زدن دکمه گزارش، گزارش رابه تفکیک سیستم فراخوانی میکند.

امیدواریم که این سری از آموزش دفترکل راهکاران ابری همکاران سیستم برای شما دوستان گرامی کاربردی و ارزشمند باشد، به امیداینکه آموزش های ما بتواند شما کارشناسان رشته حسابداری را در رسیدن به اهداف حرفه ایتان یاری کرده باشد.