فرآیند صدور صورتحساب الکترونیکی و ثبت معاملات در سامانه مودیان

فرآیند صدور صورتحساب الکترونیکی و ثبت معاملات در سامانه مودیان به شرح زیر است:
1. ورود به سامانه: ابتدا باید به سامانه مودیان وارد شوید. برای این کار، نیاز است که نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کنید.
2. انتخاب معامله: پس از ورود به سامانه، باید معامله مورد نظر خود را انتخاب کنید. این معاملات ممکن است شامل فروش یا خرید کالا یا خدمات باشد.
3. تعیین جزئیات: در این قسمت، باید جزئیات معامله را تعیین کنید. این شامل تاریخ، قیمت، توضیحات و سایر اطلاعات لازم است.
4. صدور صورتحساب: پس از تعیین جزئیات، باید صورتحساب الکترونیکی را صادر کنید. در این قسمت، سامانه به طور خودکار صورتحساب را براساس جزئیات وارد شده تولید می‌کند.
5. ثبت معامله: پس از صدور صورتحساب، باید معامله را در سامانه ثبت کنید. با ثبت معامله، همچنین قادر خواهید بود تاریخچه‌ای از تمام معاملات خود در سامانه دسترسی داشته باشید.
6. پرداخت: در نهایت، پس از ثبت معامله، بایستی هزینه‌ای که در صورتحساب منظور شده است را پرداخت نمائید.

حالا میخواهیم دقیق تر به این موضوع بپردازیم .

معرفی سامانه صدور صورتحساب الکترونیکی

مرجع نهایی ثبت، صدور و استعلام صورت حساب الکترونیکی، سامانه مودیان مالیاتی است. در واقع برای هر مودی در این سامانه یک کارپوشه (حساب کاربری) اختصاصی در نظر گرفته می‌شود؛ که تبادل اطلاعات میان مودیان و سازمان منحصرا از طریق این کارپوشه انجام می‌­شود.

عضویت در سامانه مودیان از طریق درگاه ملی خدمات مالیاتی (مایتکس) انجام می‌شود. برای این کار باید مراحل زیر را طی نمایید:

• ثبت نام و ورود به مایتکس با استفاده از نام کاربری و رمز عبور
• انتخاب گزینه “عضویت در سامانه مودیان و ایجاد کارپوشه”

به این ترتیب به سامانه مربوطه هدایت شده و می‌توانید مراحل عضویت را طی نمایید.

کارپوشه مودیان مالیاتی

کارپوشه مودی یک حساب کاربری اختصاصی در سامانه مودیان است که کلیه اطلاعات درآمدی او با استفاده از هر گونه سخت‌افزار یا نرم‌افزار اعم از رایانه شخصی، پایانه فروشگاهی، سامانه‌های ابری یا هر وسیله دیگری که حافظه مالیاتی به آن متصل شده باشد، به سامانه مودیان منتقل می‌شود. مودیان می‌توانند علاوه‌بر پیگیری فرآیندهای مالیاتی پرونده خود، درخواست‌های خود را نیز به سازمان اعلام نمایند.

مراحل صدور صورتحساب الکترونیکی مالیاتی

فرآیند کلی ثبت معاملات و نحوه صدور و ثبت صورتحساب در سامانه مودیان مطابق اطلاعیه شماره 8 سازمان مالیاتی، طی 9 مرحله به شرح زیر انجام می‌شود:

1- ثبت نام الکترونیکی در نظام مالیاتی از طریق سامانه مایتکس

2- تهیه پایانه فروشگاهی معتبر جهت صدور صورتحساب و در صورت وجود، انجام اصلاحات مورد نیاز حسب ضوابط اعلامی سازمان

3- اخذ گواهی امضای الکترونیکی از مراکز صدور گواهی الکترونیکی میانی فعال

! نکته: برای دسترسی به مراکز میانی فعال به سامانه rca.gov.ir مراجعه نمایید.

4- دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی

مراحل دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی عبارتند از:

• ورود به کارپوشه اختصاصی مودی به نشانی tp.tax.gov.ir
• انتخاب پرونده مالیاتی مورد نظر
• تکمیل اطلاعات
• انتخاب روش ارسال اطلاعات
• بارگذاری گواهی امضای الکترونیکی
• دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی

5- پیکربندی و ثبت مشخصات در پایانه فروشگاهی مطابق استانداردهای سازمان مالیاتی

6- دریافت شناسه کالا و خدمت از وزارت صنعت، معدن و تجارت

7- دریافت فهرست شناسه کالا/خدمات تخصیص داده شده به همراه نرخ/مشمولیت مالیات بر ارزش افزوده از سامانه دریافت شناسه کالا/خدمات به نشانی stuffid.tax.gov.ir  

!نکته: در حال حاضر در سامانه مذکور تنها فهرست شناسه کالا/خدمات عمومی موجود است. مودیان می‌توانند تا زمان اخذ شناسه کالا/خدمات اختصاصی، از شناسه کالا/خدمات عمومی موجود استفاده نمایند.

8- صدور صورتحساب الکترونیکی از طریق پایانه فروشگاهی بر اساس ضوابط سازمان

9- ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان

وضعیت ارسال صورتحساب پس از صدور در سامانه

پس از صدور صورتحساب الکترونیکی و ارسال آن در سامانه مودیان، 3 وضعیت زیر ممکن است برای صورتحساب پیش بیاید:

• وضعیت Success : ارسال صورتحساب با موفقیت انجام شد و صورتحساب در کارپوشه قابل مشاهده است
• وضعیت Failed : ارسال صورتحساب به دلیل بروز خطا ناموفق بود؛ باید نسبت به رفع خطا و ارسال مجدد صورتحساب اقدام نمایید
• وضعیت Pending : صورتحساب ارسالی در حال بررسی است

اقدامات لازم در صورت مشاهده وضعیت Pending در هنگام ارسال صورتحساب

بر اساس اطلاعیه شماره 15 سازمان مالیاتی مورخ 15 آبان 1402، در صورتی که صورتحساب در وضعیت Pending (در حال بررسی) باشد، مودی از ارسال مجدد آن صورتحساب خودداری نموده و منتظر مشخص شدن وضعیت نهایی صورتحساب در سامانه باشد.

• در صورتی که وضعیت صورتحساب به Success تغییر کند، نیازی به ارسال مجدد صورتحساب نیست

• در صورتی که وضعیت صورتحساب به Failed تغییر کند، مودی موظف است پس از رفع خطا نسبت به ارسال مجدد صورتحساب اقدام نماید

• گاهی وضعیت Pending صورتحساب به دلیل عدم به روز رسانی پایانه ‏فروشگاهی مودیان (نرم افزارهای واسط و …) است. در این صورت باید جهت برطرف شدن مشکل، نرم افزار مربوطه به روز رسانی شود. ضمنا، ممکن است به دلیل عدم استعلام مجدد، وضعیت صورتحساب همچنان وضعیت در پایانه فروشگاهی مودی به صورت Pending نمایش داده شود. در صورتی که وضعیت آن صورتحساب در سامانه مودیان به Success یا Failed تغییر پیدا کرده باشد، لذا لازم است مجددا استعلام شود.

مراحل پذیرش نهایی صورتحساب ارسالی در سامانه مودیان

مطابق اعلام سازمان مالیاتی (اطلاعیه شماره 9) مراحل ارسال و ثبت نهایی صورتحساب در سامانه مودیان به شرح زیر است:

• اعتبارسنجی صورتحساب ارسالی و تایید در صورت رعایت کلیه ضوابط و شاخص‌ها توسط سامانه مودیان
• بارگذاری یک نسخه از صورتحساب در کارپوشه فروشنده به عنوان صورتحساب فروش
• بارگذاری یک نسخه از صورتحساب در کارپوشه خریدار بر اساس شماره اقتصادی درج شده در صورتحساب (در صورتی که خریدار عضو سامانه مودیان باشد)
• تایید یا رد صورتحساب توسط خریدار ظرف یک ماه از صدور صورتحساب، همراه با ذکر دلیل؛ در صورت عدم واکنش خریدار به صورتحساب در مهلت مقرر، صورتحساب به صورت سیستمی تایید می‌شود
• درج واکنش خریدار به صورتحساب (تایید یا رد) در کارپوشه فروشنده

مهلت تایید صورتحسابهای الکترونیکی صادره

بر اساس تبصره بند ب ماده 5 قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، مودیان 30 روز مهلت دارند نسبت به پذیرش و یا عدم پذیرش صورتحسابهای صادره اقدام نمایند. پس از انقضای این مهلت صورتحساب الکترونیکی صادره، تایید شده در نظر گرفته می‌شود.

نحوه صدور الکترونیکی صورتحساب از طریق سیستم های حسابداری

سازمان مالیاتی طی جدیدترین اطلاعیه خود در خصوص صدور صورتحسابهای الکترونیکی (اطلاعیه شماره 10 سازمان مالیاتی) نحوه ارسال مستقیم اطلاعات صورتحسابهای الکترونیکی را از طریق سیستم‌های حسابداری به سامانه مودیان به شرح زیر اعلام نمود. برای این کار مودیان باید تغییرات زیر را در سیستم‌های حسابداری خود ایجاد نمایند:

1- کسب اطلاعات تئوری و فنی نحوه صدور صورتحساب از طریق مطالعه اسناد زیر:

• سند ویژگی ها و مشخصات پایانه فروشگاهی – حافظه مالیاتی
• دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی
• دستورالعمل فنی نحوه اتصال به سامانه مودیان
• قالب شناسه یکتای حافظه مالیاتی و شماره مالیاتی منحصر بفرد

! نکته: کلیه اسناد در بخش پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان از سامانه سازمان مالیاتی (بخش آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها و نرم افزارهای مرتبط) قابل دسترسی هستند.

2- اضافه کردن ضوابط اعلامی جهت “صدور” صورتحساب الکترونیکی مطابق استانداردهای سازمان، در سامانه‌های صدور صورتحساب (سیستم حسابداری) خود

! نکته: اضافه نمودن ضوابط اعلامی از جمله تولید شماره مالیاتی منحصر بفرد برای هر صورتحساب و همچنین اضافه نمودن اقلام اطلاعاتی اختیاری و اجباری صورتحساب، با کمک برنامه‌نویسی (توسط برنامه‌نویسان هر شرکت و یا توسط شرکت تولید کننده نرم افزار حسابداری) قابل اجرا است.

3- اضافه نمودن ضوابط اعلامی جهت “ارسال مستقیم” صورتحساب مطابق استانداردهای اعلام شده در “دستورالعمل فنی نحوه اتصال به سامانه مودیان”

! نکته: این کار با کمک برنامه‌نویسی قابل اجرا است.

سقف مجاز صدور صورتحساب الکترونیکی

یکی از مهمترین سوالاتی که در خصوص صدور صورتحساب الکترونیکی وجود دارد، این است که آیا هر مودی در هر دوره مالی به هر میزان تمایل داشته باشد، می‌تواند صورتحساب صادر نمایید؟
در پاسخ باید بگوییم خیر؛ سازمان مالیاتی در ماده 7 قانون تسهیل سامانه مودیان سقف مجاز صدور صورتحساب الکترونیکی را برای مودیان مختلف به شرح زیر اعلام نموده است:

واحدهای دارای سابقه مالیاتی

برای واحدهای اقتصادی دارای سابقه مالیاتی، جمع صورتحسابهای الکترونیکی صادره در هر دوره مالیاتی نباید بیشتر از 5 برابر فروش اظهار شده وی در دوره مشابه سال قبل که مالیات آن به سازمان پرداخت شده یا ترتیب پرداخت آن داده شده، شود. در صورتی که فروش اظهارشده مودی در دوره مشابه سال قبل که مالیات آن به سازمان پرداخت شده یا ترتیب پرداخت آن داده شده است، کمتر از معافیت سالانه موضوع ماده (101) ق.م.م باشد، پنج برابر معافیت سالانه موضوع ماده اخیرالذکر ملاک عمل خواهد بود.
به عنوان مثال در صورتی که درآمد ابرازی مودی در دوره مشابه قبلی 100 واحد باشد و مودی تنها %50 مالیات متعلق به آن را پرداخته باشد (یا ترتیب پرداخت آن را داده باشد) در این دوره تنها می‌تواند معادل %50 از پنج برابر فروش دوره قبل صورتحساب صادر نماید.

واحدهای تازه تاسیس یا فاقد سابقه مالیاتی

برای واحدهای تازه تاسیس یا واحدهای فاقد سابقه مالیاتی، جمع صورتحسابهای الکترونیکی صادره در هر دوره مالیاتی نباید بیش از 5 برابر معافیت سالانه موضوع ماده 101 ق.م.م باشد.

شرط صدور صورتحساب الکترونیکی بیش از سقف مجاز

در صورتی که مودی بخواهد در یک دوره مالیاتی بیش از سقف مجاز تعیین شده صورتحساب صادر نماید، باید یکی از اقدامات زیر را انجام دهد:

1. پرداخت مالیات بر ارزش افزوده متعلقه
2. تعیین ترتیب پرداخت بدهی مالیاتی
3. ارائه وثیقه معادل میزان بدهی مالیاتی

خوب است بدانید:
در صورتی که مودی از سقف مجاز صدور صورتحساب عبور نماید، به صورتحساب الکترونیکی صادر شده توسط او اعتبار مالیاتی تعلق نمیگیرد. این مسئله توسط هشدارهایی از سوی سازمان مالیاتی به اطلاع او و طرف مقابل خواهد رسید.