بسته پیمانکاری سپیدار افزون بر سادگی، امکان ثبت، طبقه بندی و گزارش دهی از صورت هزینه، صورت وضعیت و تسویه حساب‌های مربوط به هر پروژه را با دقت و سرعت بسیار برای شما فراهم می کند؛ هم‌چنین ابزاری قدرتمند برای مدیریت مالی هم‌زمان چند پروژه پیمانکاری است که امکان محاسبه بهای تمام شده‌ی هر پروژه و قرارداد را در لحظه فراهم می کند. بسته پیمان‌کاری سپیدار سیستم از در دسته نرم افزار حسابداری شرکتی  قرار می‌گیرد که مختص شرکت‌ ها پیمان کاری تهیه و طراحی شده است.

حسابداری پیمانکاری

سیستم اطلاعات حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری به عنوان مهمترین زیر مجموعه این سیستم، اطلاعات مالی گوناگونی را در اختیار استفاده کنندگان این نوع اطلاعات، به ویژه مدیران هر سازمان قرار می‌دهد. اطلاعات حسابداری باید ویژگی‌های خاصی داشته باشد تا در فرآیند تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد.

ویژگی‌های کیفی این گونه اطلاعات نظیر مربوط بودن و قابلیت اتکاء از جمله خصوصیاتی است که بر میزان بکار گیری اطلاعات به‌موقع و بهنگام موثر است. سیستم پیمانکاری به عنوان یکی از ماژول‌های یک سیستم حسابداری به صورت مستقل عملیات مربوط به پروژه‌ها و قراردادها را به صورت مستقل از دید پیمانکار پیش می‌برد.

نمونه‌ای از چرخه پیمانکاری در یک سیستم حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری به شرح زیر می‌باشد:

• • کارگاه 

در شرکت‌های پیمانکاری برای اجرای پروژه‌ها و تامین مصالح مورد نیاز پروژه‌ها، کارگاه‌هایی را متناسب با کارکرد آنها در مناطق مختلف جغرافیایی راه اندازی می کنند. به عبارتی دیگر کارگاه، محل یا محل‌هایی است که عملیات موضوع پیمان درآن اجرا می‌شود یا به منظور اجرای پیمان، با اجازه کارفرما از آن استفاده می‌کنند.

کارگاه‌ها یا کارخانه‌های تولیدی خارج از محل‌ها و زمین‌های تحویلی کارفرما، که به منظور ساخت تجهیزات یا قطعاتی که در کار نصب خواهد شد و مورد استفاده قرار می‌گیرد، جزو کارگاه به شمار نمی‌آید. پیمانکار دارای یک دفتر مرکزی است که عموماً در تهران یا در مرکز استان واقع است بعد از امضاء قرارداد معمولاً کارگاه جداگانه‌ای در محل اجرای هر طرح احداث می‌گردد دوره‌ای که هزینه‌های مربوط به یک قرارداد شناسایی می‌شود با امضاء قراداد آغاز و تا تکمیل آن پایان می‌یابد.

 

هزینه‌های قبل از انعقاد قرارداد در صورتی که قابل تشخیص و شناسایی با سند به حساب پیمان انتقال می‌یابد در غیر این صورت جزو هزینه‌های دوره وقوع محسوب خواهد شد مخارج دوره اجرای طرح بعد از تنظیم قرارداد صرفاً به وسیله دفتر مرکزی و بعد از آن توسط دفتر مرکزی و کارگاهی پرداخت می‌شود.

• • ضرایب

ضریب، درصدی است که می‌تواند به صورت قانونی و یا توافقی، بین کارفرما و پیمانکار در قرارداد منظور شود. ضرایب مرتبط با قرارداد می‌توانند دو نوع کاهنده یا افزاینده باشند که با توجه به نوع، از مبلغ صورت وضعیت کاسته شده یا به آن افزوده می‌شوند.

پس از ورود به سیستم در منوی سمت راست، وارد سیستم پیمانکاری شده و در قسمت عملیات روی گزینه “ضریب جدید” کلیک کنید کد ضریب را می‌توانید به صورت دستی وارد نمایید، در غیر اینصورت به صورت خودکار توسط سیستم داده می‌شود.

عنوان ضریب را وارد کنید و سپس “نوع” را بنابر کاهنده یا افزاینده بودن ضریب انتخاب نمایید. درصد مورد نظر را وارد نمایید. پس از ورود اطلاعات، گزینه ذخیره را کلیک کنید.

 لیست ضرایب

برای مشاهده، حذف یا ویرایش لیست ضرایب تعریف شده، وارد فهرست پیمانکاری شده و در این قسمت، روی گزینه “ضرایب” کلیک کنید. همچنین با راست کلیک کردن بر روی ضریب، می‌توان ضریب مورد نظر را حذف یا ویرایش نمود.

نکته: جهت صدور سند حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری، صورت وضعیت،معین ضرائب در قسمت تنظیمات سیستم پیمانکاری تعیین می‌شود. توجه داشته باشید که معین ضرائب تعریف شده توسط کاربر، معین‌های مشخص شده در قسمت حساب معین سایر ضرائب کاهنده یا افزاینده می‌باشد.

• • قرارداد 

با ورود و ثبت اطلاعات قرارداد، موارد و امکانات زیر در اختیار شما قرار می‌گیرد:

ورود اطلاعات قرارداد

پس از ورود به سیستم در منوی سمت راست، وارد سیستم پیمانکاری شده و در قسمت عملیات روی گزینه “قرارداد جدید” کلیک کنید. کد تفصیلی را می‌توانید به صورت دستی وارد نمایید. در غیر اینصورت به صورت خودکار توسط سیستم داده می‌شود.

جهت انتخاب کارفرما، می‌توانید از اشخاص و یا شرکت‌های تعریف شده، در تعریف طرف حساب، در منوی شرکت استفاده نمایید.” تاریخ شروع “ و “تاریخ خاتمه” مشخص کننده زمان شروع و پایان قرارداد است.

نکته: با وارد کردن مدت قرارداد بر اساس روز، ماه و یا سال سیستم تاریخ خاتمه را برای شما محاسبه می‌کند. مبلغ مورد توافق پیمانکار و کارفرما را در مبلغ قرارداد وارد نمایید.

نکته: این مبلغ، در زمان ثبت قرارداد با مبلغ نهایی قرارداد برابر است. اما ممکن است بر اساس تغییرات قرارداد مانند دستور کار، صورتجلسه و یا الحاقیه، مبلغ نهایی، از مبلغ قرارداد کمتر و یا بیشتر شود. جمع هزینه برآورد شده را در برآورد هزینه، وارد نمایید. تاریخ انعقاد قرارداد را در قسمت تاریخ وارد کنید.

نکته : ممکن است تاریخ شروع قرارداد، مدتی بعد از تاریخ انعقاد قرارداد و یا برابر با آن تاریخ باشد.

نکته : برای قراردادهای استقراری یک صورت وضعیت استقراری نیز باید ثبت شود تا بتوانید صورت وضعیت‌های بعدی قرارداد را با توجه به زمان صدور در سیستم ثبت نمایید.

اکنون “موضوع قرارداد” مورد نظر را تایپ کنید.

ورود گزینه “عنوان تفصیلی” اجباری است. در صورت عدم ورود عنوان تفصیلی، سیستم آن را با موضوع قرارداد پر می‌کند و یا در صورت انتخاب تیک استقرار و مشخص کردن تفصیلی، عنوان تفصیلی با تفصیلی استقرار پر می‌شود.

نکته: با ذخیره قرارداد، یک تفصیلی از نوع قرارداد با کد و عنوان مشخص شده برای آن، در حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری، ایجاد می‌شود. با توجه به پروژه‌های تعریف شده، پروژه مرتبط با قرارداد را انتخاب نمایید.

انتخاب “نوع قرارداد“  اجباری است. شما می‌توانید با توجه به نوع پیمان و قراردادی که انجام می‌دهید، یکی از انواع قرارداد را انتخاب کنید در صورتی که نوع قرارداد مورد نظر شما در لیست موجود نیست می‌توانید با راست کلیک در فرم نوع قرارداد و انتخاب گزینه جدید، نوع قرارداد مورد نظر خود را تعریف کرده تا به لیست اضافه شود.

“سقف تغییرات” درصدی از مبلغ قرارداد است که اگر تغییرات قرارداد از آن بیشتر شود باید برای قرارداد الحاقیه ثبت شود.

نکته: سقف تغییرات بصورت پیش فرض از تنظیمات سیستم پیمانکاری فراخوانی می‌شود اما می‌توانید مقدار را با توجه به توافقات قرارداد تغییردهید. پس از ورود اطلاعات کلید ذخیره را کلیک کنید.

در قسمت ضرایب قرارداد می‌توانید با استفاده از کلید (+) پایین صفحه ضریب قراداد را به این قسمت اضافه کرده و درصد آنها را تعیین کنید. ضریب قرارداد از لیست ضرایب تعریف شده در عملیات پیمانکاری، ضریب جدید، قابل انتخاب است.

تضامین قرارداد

در قرارداد در رابطه با پیش دریافت و انجام تعهدات، ضمانت نامه‌هایی از طرف پیمانکار به کارفرما داده می‌شود که اطلاعات مورد نیاز در تب تضامین قرارداد وارد می‌شود.

با استفاده از کلید + پایین صفحه می‌توانید نوع تضامین تعریف شده در سیستم را انتخاب کرده و هم چنین مشخص نمایید که این تضمین، بابت انجام تعهدات یا پیش دریافت می‌باشد.

در صورت انتخاب تضمین، ورود اطلاعات “نوع” “مبلغ” و “تاریخ تحویل” برای آن الزامی است.

اطلاعات دریافت 

در صورتی که پیمانکار مبالغی را تحت عنوان پیش دریافت و یا علی الحساب از کارفرما دریافت کند، می‌تواند مبلغ دریافتی، نوع و تاریخ آن را در قسمت اطلاعات دریافت قرارداد وارد نماید.

مصالح کارفرما

در صورتی که کارفرما بابت قرارداد مصالحی را در اختیار پیمانکار قرار دهد می‌توانید اطلاعات مربوط به مصالح دریافتی را در قسمت مصالح کارفرما وارد نموده و در زمان ثبت هر صورت وضعیت میزان استهلاک مصالح را مشخص نمایید. توجه داشته باشید که کد کالا از لیست کالاهای تعریف شده از سیستم تامین کنندگان و  انبار قابل انتخاب است.

نکته: در صورتی که شما سیستم تامین کنندگان و انبار سپیدار را تهیه کرده باشید می‌توانید با استفاده از گزینه رسید انبار مصالح دریافتی را ثبت نمایید.

تغییرات قرارداد

در صورتی که بر اساس توافق بین کارفرما و پیمانکار تغییراتی از نوع دستور کار، صورت جلسه یا الحاقیه منجر به تغییر مبلغ قرارداد شود. میزان و نوع این تغییر در قسمت تغییرات قرارداد ثبت می‌شود، تا مبلغ نهایی قرارداد بر اساس آن‌ها محاسبه شود.

با استفاده از کلید (+) پائین صفحه می‌توانید یک سطر جهت ورود اطلاعات اضافه کنید سپس  تاریخ، نوع تغییرات، نوع تغییر مبلغ و مقدار تغییر را تعیین کنید تا بر اساس آن مبلغ تغییر و مبلغ نهایی قرارداد محاسبه شود.

کارگاه 

پیمانکاران دارای کارگاه‌های متفاوت، می‌توانند جهت انجام قراداد، ریز اطلاعات و عملیات تعیین شده در هر کارگاه را ثیت و ارزیابی کنند و در قسمت کارگاه اطلاعات آن را وارد نمایند. در قسمت کارگاه می‌توانید با استفاده از کلید + پائین صفحه، کارگاه مورد نظر را به این قسمت اضافه کنید در صورتی که قبلاً کارگاه را تعریف نکرده باشید با راست کلیک کردن در این فرم و انتخاب گزینه جدید کارگاه مورد نظر خود را تعریف نمائید.

شعبه تامین اجتماعی

شعبه تامین اجتماعی قرارداد در تب تامین اجتماعی قابل تعریف می‌باشد با استفاده از کلید (+) می‌توانید یک سطر جهت ورود اطلاعات اضافه کنید سپس کد شعبه، نام شعبه، کد کارگاهی و شرح را نیز تعیین کنید.

لیست قراردادهای پیمانکاری

برای مشاهده، حذف و یا ویرایش قراردادها، وارد سیستم پیمانکاری شده و در قسمت فهرست بر روی گزینه “قراردادها” کلیک کنید. با انتخاب این گزینه، لیستی از قراردادهای تعریف شده در سیستم به همراه خلاصه‌ای از اطلاعات تعریف شده برای آن‌ها نمایش داده می‌شود. همچنین با راست کلیک کردن بر روی قرارداد می‌توان قرارداد مورد نظر را حذف یا ویرایش نمود.

• نوع هزینه

نوع هزینه، امکانی برای دسته بندی هزینه‌های انجام شده برای قرارداد می‌باشد. در واقع برای ثبت هزینه‌های قرارداد، باید نوع هزینه مورد نظر را مشخص نمایید.

پس از ورود به سیستم در منوی سمت راست، وارد سیستم پیمانکاری شده و در قسمت عملیات روی گزینه “نوع هزینه جدید” کلیک کنید. در پنجره‌ای که در اختیار شما قرار می‌گیرد، عنوان مورد نظر را وارد نمائید، معین هزینه را انتخاب کنید توجه داشته باشید که در زمان ثبت صورت هزینه برای تمام هزینه‌های از این نوع سند حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری، با این حساب معین ثبت می‌شوند.

لیست انواع هزینه

برای مشاهده، حذف و یا ویرایش لیست انواع هزینه تعریف شده، وارد سیستم پیمانکاری شده و در این بخش، روی گزینه “نوع های هزینه” کلیک کنید ،با انتخاب این گزینه ، لیستی از انواع هزینه در سیستم به همراه خلاصه‌ای از اطلاعات تعریف شده برای آن‌ها نمایش داده می‌‎شود. همچنین با راست کلیک کردن بر روی نوع هزینه می‌توان نوع هزینه مورد نظر را حذف یا ویرایش نمود.

• • صورت هزینه

صورت هزینه سندی است که درآن می‌توانید هزینه‌های مرتبط با قرارداد را ثبت نمایید. با استفاده از این سند امکان ثبت انواع هزینه‌هایی که در کارگاه انجام می‌شوند و نیز هزینه‌های مستقیم انجام گرفته در دفتر مرکزی برای قرارداد را خواهید داشت. هم چنین امکان ثبت هزینه‌ها به تفکیک هزینه‌های نقدی و اعتباری وجود دارد.

نکته: در صورتی که نوع سند را کارگاهی انتخاب کنید بایستی در سمت چپ نیز، کارگاه مورد نظر را از لیست کارگاه‌های تعریف شده در سیستم مشخص کنید.

نوع را با توجه به نقدی و اعتباری انتخاب کنید. در صورت انتخاب نوع نقدی ورود اطلاعات تنخواه گردان اجباری است. برای انتخاب تنخواه گردان می‌توان از لیست باز شده تنخواه گردان مورد نظر را تعیین نمایید. همچنین اگر فرد مورد نظر در این لیست وجود ندارد می‌توانید در لیست باز شده راست کلیک کرده و با انتخاب گزینه جدید طرف مقابل را ایجاد کنید.

ضرایب و برداشت‌ها

1- ضرایب

بر اساس مبالغ تاییده شده صورت وضعیت و درصد ضرایب قرارداد، مبالغ مالیات، بیمه تامین اجتماعی، حسن انجام کار، انجام تعهدات، مالیات بر ارزش افزوده محاسبه می‌شوند. برای سایر ضرایب کاهنده قرارداد یک گزینه که شامل مبلغ سایر ضرایب کاهنده قرارداد است در نظر گرفته شده که کاربر می‌تواند مبلغ محاسبه شده توسط سیستم را ویرایش کرده و تغییر دهد. برای ضرایب افزاینده قرارداد نیز به همین صورت عمل شده و یک گزینه جهت جمع مبالغ سایر ضرایب افزاینده در نظر گرفته شده که کاربر می‌تواند مبلغ سایر ضرایب افزاینده را نیز ویرایش کند.

نکته: حساب معین هر یک از ضرایب قرارداد جهت صدور سند حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری، صورت وضعیت در فرم تنظیمات سیستم در قسمت تنظیمات پیمانکاری مشخص می‌شود.

نکته: جهت صدور سند حسابداری در شرکت‌های پیمانکاری صورت وضعیت برای کلیه ضرایب کاهنده/افزاینده، از حساب معین سایر ضرایب کاهنده/افزاینده که در تنظیمات سیستم پیمانکاری مشخص شده است استفاده می‌شود.

نکته: در صورتی که مقادیر ضرایب صورت وضعیت را تغییر داده‌ایم و بخواهیم مقادیر به مقدار محاسبه شده توسط سیستم برگردد کافی است از گزینه محاسبه مجدد استفاده کنیم تا مقادیر ضرایب مجدداً توسط سیستم محاسبه شود.

2- برداشت از علی الحساب

در این قسمت بر اساس علی الحساب، پیش دریافت و مصالح کار فرما مشخص شده در قرارداد میزانی که در این صورت وضعیت مستهلک می‌‍شود را در ستون مربوطه مشخص می‌کنیم.

ثبت تسویه حساب

الف) تسویه حساب از نوع بدهی (صورت هزینه‌ها)

پس از ورود به  سیستم در منوی سمت راست، وارد قسمت پیمانکاری شده و در قسمت عملیات روی گزینه “تسویه حساب” کلیک کنید.

برای ثبت تسویه حساب از نوع بدهی نکات زیر را مد نظر قرار دهید.

نوع تسویه حساب را بدهی انتخاب کنید

نکته: درصورت انتخاب تسویه از نوع “بدهی” تسویه برای صورت هزینه‌ها صادر می‌شود.

• توجه داشته باشید که انتخاب اطلاعات “قرارداد” اجباری است.
• پس از انتخاب قرارداد اطلاعات “کارفرما”به صورت خودکار پر می‌شود. جهت تغییر کارفرما باید قرارداد خود را اصلاح نمایید.
• پس از انتخاب قرارداد باید توجه داشته باشید “طرف مقابل” هایی قابل انتخاب هستند که برای آن‌ها صورت هزینه در آن قرارداد صادر شده باشد.
• در سمت اقلام صورت هزینه، درج حداقل یک قلم اجباری است و امکان ثبت تسویه بدون قلم وجود ندارد.
• برای اضافه کردن قلم به صورت هزینه با استفاده از کلید + پایین صفحه یک ردیف ایجاد کنید.
• شماره صورت هزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.
• پس از انتخاب یک صورت هزینه مبلغ تسویه نشده آن در بخش “مانده” نمایش داده می‌شود. شما می‌توانید با توجه به این مبلغ ریال قابل تسویه در قسمت “مبلغ پرداخت” وارد نمایید. توجه داشته باشید که این مبلغ نمی‌تواند از مبلغ مانده بیشتر باشد.
• پس از ورود اطلاعات کلید ذخیره را بزنید.

ثبت اعلامیه پرداخت برای تسویه حساب

پس از ثبت تسویه حساب در صورتی که از “سیستم دریافت و پرداخت سپیدار ” استفاده می‌کنید، می‌توانید برای تسویه حساب‌های خود رسید دریافت یا اعلامیه پرداخت ثبت کنید. به دلیل اینکه تسویه‌ای که صادر گردیده از نوع بدهی است از بالای فرم گزینه “صدور اعلامیه پرداخت” قابل انتخاب است.

در پنجره‌ای که در اختیارتان قرار می‌گیرد اطلاعات مربوط به “طرف مقابل”، “حساب معین” و “شرح”پر شده است. کافیست جزئیات پرداخت را وارد نمائید.

نکته: برای اطلاع از جزئیات مربوط به نحوه صدور اعلامیه پرداخت می‌توانید به راهنمای آن در بخش دریافت و پرداخت مراجعه نمایید.

ب) تسوبه حساب از نوع مطالبات (صورت وضعیت‌ها)

ثبت تسویه حساب از نوع (مطالبات) جدید:

جهت ورود اطلاعات تسویه حساب از نوع مطالبات، موارد و نکات زیر را مد نظر داشته باشید: نوع تسویه حساب را مطالبات انتخاب می‌کنیم

نکته: در صورت انتخاب نوع “مطالبات” تسویه برای صورت وضعیت‌ها صادر می‌شود.

توجه داشته باشید که انتخاب اطلاعات “قرارداد” اجباری است. اطلاعات “کارفرما”با انتخاب قرارداد بطور خودکار پر می‌شود و جهت تغییر آن باید قرارداد خود را اصلاح نمایید. با توجه به تاریخ وارد شده امکان تسویه صورت وضعیت‌های ثبت شده و تسویه نشده قبل از آن تاریخ را خواهید داشت.

در قسمت اقلام تسویه حساب درج حداقل یک قلم اجباری است و امکان ثبت تسویه بدون قلم وجود ندارد. برای اضافه کردن قلم به تسویه حساب با استفاده از کلید + پایین صفحه یک ردیف ایجاد کنید. چنانچه قبلاً برای قرارداد خود صورت وضعیت صادر کرده باشید می‌توانید “شماره صورت وضعیت” مورد نظرتان را انتخاب نمایید. پس از انتخاب یک صورت وضعیت مبلغ تسویه نشده آن در بخش “مانده” نمایش داده می‌شود.

مبلغی از این صورت را که می‌خواهید تسویه کنید در قسمت “مبلغ دریافت ” وارد نمایید. توجه داشته باشید که این مبلغ نمی‌تواند از مبلغ مانده بیشتر باشد.

ثبت رسید دریافت برای تسویه حساب‌

در صورتی که از “سیستم دریافت و پرداخت سپیدار” استفاده می‌کنید می‌توانید برای تسویه حساب‌های خود رسید دریافت ثبت کنید. به دلیل اینکه تسویه حسابی که ثبت کرده‌اید از نوع مطالبات است، از بالای فرم گزینه “صدور رسید دریافت”قابل انتخاب می‌باشد.

نکته: برای اطلاع از جزئیات مربوط به نحوه صدور رسید دریافت می‌توانید به راهنمای آن در بخش دریافت و پرداخت مراجعه نمایید. برای هر تسویه حساب، امکان صدور بیش از یک رسید دریافت یا اعلامیه پرداخت وجود ندارد و همه اطلاعات یک تسویه حساب در یک رسید دریافت اعلامیه پرداخت ثبت می‌شود.