تنها به اقداماتی متعهد شوید که واقعاً قصد انجام آنها را دارید. همچنین، از شریک مذاکره خود انتظار دارید که همین کار را انجام دهد. اگر چیزی وجود دارد که نمی‌توانید ارائه کنید، به صراحت به شریک مذاکره خود بگویید تا جلوی ناامیدی و آسیب به اعتبار شرکت خود را بگیرید. همچنین، مطمئن شوید که همتای تجاری شما دسترسی لازم برای عمل به تعهداتش در قبال شما دارد.
به طور کلی، مذاکره فرآیندی پیچیده است که برای انجام آن نیاز به مهارت‌های مختلفی دارید. این شامل تجزیه و تحلیل تاریخچه مذاکرات قبلی شما و آگاهی از تفاوت‌های فرهنگی است. مذاکره به عنوان یک هنر در نظر گرفته می‌شود و برای تسلط بر آن وقت و آموزش لازم است. اصل حیاتی مذاکره این است که منافع مشتری را در مرکز فرآیند قرار داد. با این کار، شما به احتمال زیاد به شما اعتماد خواهد کرد.
آماده سازی دقیق استراتژی کلی مذاکره :
“برای آماده سازی استراتژی کلی مذاکره، ابتدا باید استراتژی و روش خود را با اعضای مرتبط سازمان هماهنگ کنید. در این فرآیند، توافق جامعی در مورد اهداف باید برقرار شود. همچنین، یادگیری از تجارب گذشته می تواند به شما در بهبود مذاکرات آینده کمک کند. بنابراین، تلاش کنید تا اطلاعات لازم را درباره شرکای مذاکره خود و شرایط تجاری خاص آنها به دست آورید. درک علایق، اولویت ها، محدودیت ها و دامنه اختیارات آنها به شما کمک می کند تا نیازهای و الزامات واقعی آنها را بهتر درک کنید.
شما باید قوانین مورد نیاز برای مذاکره خود را بدانید تا قرارداد مناسبی با طرف خود امضا کنید. قبل از شروع، ساختار فروش خود را بهبود دهید و مراحل لازم را فهرست کنید؛ از تماس اولیه با مشتریان پتانسیل تا عقد قرارداد موفق. شما می توانید این مهارت را با شرکت در دوره MBA یا دوره های حرفه ای کسب و کار یاد بگیرید. فهرست کردن این مراحل به شما کمک می کند تا جزئیات بیشتر درباره منابع لازم برای عقد و اجرای قرارداد به دست آورید، همچنین به شما در حل مشکلات و مخالفت های سازمان کمک خواهد کرد.
توجه به تفاوت های فرهنگی، یکی از اصول مهم در مذاکره :
کلید یافتن رویکرد صحیح در مذاکره، درک نحوه تفکر طرف مقابل را می‌طلبد. همچنین باید به مدیریت او در محیط فعالیت خود توجه کنید، با در نظر گرفتن اینکه عادات فرهنگی شما و آنها ممکن است به شدت متفاوت باشد. برای دستیابی به یک رویکرد صحیح، باید به طور مداوم فرض‌های خود را سوال کنید و تصور کنید که همتای مذاکره شما چگونه از شما نگران خواهد بود. همچنین، چارچوب منعطف و ذهن بازی برای حل اختلافات با همتای شما استفاده کنید.
رسیدن به توافق های اولیه :
طی کردن یک فرآیند درست با طرف مذاکره از مراحل اولیه تا پایان، یکی از اصول ضروری در مذاکره است. هر دو طرف باید درباره مسائلی مانند زمانبندی، مکان‌ها و دستور کار جلسه و شرکت‌کنندگان، تخصیص مسئولیت‌ها و… بحث و توافق کنند. توافق بر سر چنین تعهداتی به شما امکان می‌دهد که زمان صرف شده برای کل مذاکره را کاهش دهید. زمان به عنوان یک دارایی، می‌تواند بسیار ارزشمند برای کسب و کار شما باشد.
پیش بینی برای تخصیص منابع انسانی و فنی مناسب :
هرچه پیش بینی شما از افراد و منابع فنی مورد نیاز برای قراردادتان کامل تر باشد، روند کلی مذاکره شما روان تر و بدون مانع خواهد بود. به اعضای تیم یا تامین کنندگان فرعی فکر کنید. اگر بخواهید مذاکره شما به سرانجام برسد، باید مطمئن باشید که آنها می توانند حضور یابند و حرف ها و قرارداد شما را تایید کنند. افراد وابسته به مذاکره ممکن است تصمیم گیرندگان کلیدی باشند که در زمینه های گوناگونی صاحب اختیار هستند. مانند کارشناسان متخصص، مترجمان، مسئولان قانونی، مشاوران مالیاتی و غیره. باید بدانید چه زمانی به این افراد نیاز خواهید داشت، تا بتوانید یک مذاکره ساختارمند همسو با استراتژی خودتان و طرف مقابل طرح ریزی کنید.
شما باید تمام منابع فنی مورد نیاز در طول مراحل مذاکره را آماده کنید، از جمله پیش نویس قراردادها و جزئیات خدمات. همچنین، برای حفظ ثبات در تیم مذاکره کننده خود، اطلاعات لازم را به مدیرانی که دوره های حرفه ای MBA و DBA را سپری کرده اند، اطلاع دهید تا در تمام زمینه ها پیش بینی لازم را برای مذاکرات انجام دهند.
ایجاد یک رابطه تجاری مبتنی بر صداقت و اطمینان :
مذاکره زمانی رخ می‌دهد که طرف مقابل اعتقاد داشته باشد شما محصول یا خدماتی دارید که نیازهای آنها را برآورده می‌کند. در حین مذاکرات، تمرکز خود را بر روی راه‌حل‌های مبتنی بر نیاز قرار دهید و نیازها و اولویت‌های شخص مقابل خود را بررسی کنید تا به درک واقعی از الزامات و انتظارات آنان برسید. عموماً، مذاکره کنندگان در جایگاه نماینده فروش، به اشتباه زورگوئی می‌پردازند.
با این حال، اگر می‌توانید به قلب طرف مذاکره نفوذ کنید، این اشتباه قابل جلوگیری است. به جای فکر کردن به آنچه می‌خواهید بفروشید، باید بر آنچه شریک مذاکره واقعاً به آن نیاز دارد تمرکز کنید. با انجام این کار، در همتای تجاری خود اعتماد ایجاد می‌کنید که می‌تواند به یک رابطه حرفه‌ای طولانی‌مدت تبدیل شود. بنابراین، اگر تنها قصد دارید در یک دوره آموزشی مانند دوره MBA شرکت کنید تا به یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای تبدیل شوید، باید بدانید که این کافی نیست. شما باید به چیزی فراتر از این برسید تا بتوانید طرف مذاکره خود را سر میز مذاکره نگه دارید.
عملکرد صادقانه، از اصول اساسی مذاکره موفق :
حفظ استانداردهای یکپارچگی در تمام زمان‌ها برای تقویت رابطه تجاری با احترام و اعتماد حیاتی است. مهم نیست که همه چیز را به طرف مذاکره‌کننده فاش کنید، اما هرگز سعی نکنید او را گمراه کنید. این کار می‌تواند منجر به خطرات جدی برای مذاکرات، روابط کاری و شهرت شما در جامعه تجاری محلی و بین‌المللی شود. به جای دستورالعمل‌های چشم‌گیر، اصول یکپارچگی را در فرهنگ سازمان و ارزش‌های خود جای دهید. این نشان می‌دهد که شما به جدّ مذاکرات نگرفته‌اید و قابل اعتماد هستید.
مدیریت دقیق احساسات :
در مذاکرات، مهم نیست که چقدر بحث به سمت احساساتی پیش می‌رود. شما همیشه باید قادر باشید احساسات خود را کنترل کنید. همتای تجاری شما ممکن است صبر شما را آزمایش کند، اما شما باید آرام و حرفه‌ای عمل کنید. این نشان می‌دهد که رفتار شما مستقل از تحریکات طرف مقابل است. اگر او شما را منطقی و حرفه‌ای ببیند، تمایل بیشتری دارد تا نگرانی‌های واقعی خود را با شما به اشتراک بگذارد. در نتیجه، احتمال همکاری موفق بین شما بالاتر است و می‌توانید راه حل‌های مناسب برای نیازهای همتای خود پیدا کنید. این چیزی نیست که در دوره MBA آموزش داده می‌شود؛ بلکه فقط با توسعه فردی و بهبود مهارت‌های ارتباطی قابل دست یافت است.
حفظ سطح مناسبی از انعطاف پذیری :
برای داشتن یک مذاکره موفق، باید توازن مناسبی بین منافع سازمان شما و سازمان طرف مقابل ایجاد شود. چهارچوب مذاکره باید صداقت و شفافیت را منعکس کرده و به هر دو طرف در یافتن تعادل مناسب کمک کند. در دوره MBA، به شما آموزش داده می‌شود که چگونه به این سطح انعطاف پذیری برسید تا بدون تغییر اهداف و استراتژی های سازمان خود، بیشترین مزایا را در اختیار طرف مذاکره قرار دهید. استفاده از سیاست های غیرقابل تغییر در مذاکرات باعث می‌شود یکی از طرفین سود نامتناسب دریافت کند و در نتیجه، مذاکرات به شکست ختم خواهد شد. بنابراین، استراتژی مذاکرات موفق باید به طور پایدار و با سودمندانه بودن برای هر دو طرف در طول زمان باشد.
رعایت اصول تعهدات واقع بینانه در مذاکره :
جمع بندی قرارداد برای پیشگیری از اختلافات و سوء تفاهم های بعدی :
در مراحل نهایی مذاکره، بهتر است از هر گونه سوء تفاهم احتمالی درباره توافق اجتناب کنید. بنابراین، قبل از نتیجه گیری نهایی، خلاصه ای از توافق کلی تهیه کنید تا به امضای طرف قرارداد برسد. با استفاده از این جمع بندی، می توانید بفهمید که دیدگاه و درک هر دو طرف در کجا همسو هستند و کجا متفاوت هستند. اصلاح اختلافات در این مرحله از فرآیند مذاکره جلوگیری می کند و رابطه شما با همتای تجاری خود را حفظ می کند.
در پایان :
فرآیند مذاکره پیچیدگی های خود را دارد و برای انجام آن، مهارت های گوناگونی مورد نیاز است. از تجزیه و تحلیل تاریخچه مذاکرات قبلی شرکت، تا آگاهی از تفاوت های فرهنگی. مذاکره را می‌توان هنری دانست که برای دستیابی به پتانسیل کامل آن، لازم است مدتی برای تسلط بر آن وقت بگذارید و آموزش ببینید. اصل حیاتی مذاکره این است که منافع مشتری خود را در مرکز فرآیند قرار دهید. در آن صورت، آن فرد یا سازمان به احتمال زیاد به شما اعتماد خواهد کرد.
